Chain of custody merupakan sistem yang menjelaskan bagaimana suatu karakteristik atau klaim pada material dapat dikendalikan dan dipertahankan ketika material tersebut bergerak melalui rantai pasok.
Istilah ini banyak digunakan dalam perdagangan komoditas, kehutanan, pertanian, pangan, dan berbagai sistem keberlanjutan. Namun, chain of custody bukan sekadar catatan bahwa suatu barang berpindah dari satu pihak ke pihak lain. Di dalamnya terdapat aturan mengenai bagaimana material diterima, dipisahkan, dicampur, dicatat, dan diteruskan sehingga karakteristik tertentu tetap dapat diawasi.
ISO 22095:2020 menggunakan chain of custody sebagai kerangka umum untuk merancang, menerapkan, dan mengelola sistem tersebut. Standar ini juga menyediakan terminologi dan model yang dapat digunakan pada berbagai jenis material dan produk.
Apa yang Dimaksud dengan Chain of Custody?
Secara sederhana, chain of custody dapat dipahami sebagai rantai pengawasan material.
Bayangkan biji kopi yang berasal dari sejumlah kebun kemudian dikumpulkan, diproses, disimpan, diperdagangkan, dan akhirnya menjadi produk yang dijual. Pada setiap tahap tersebut, material dapat berpindah kepemilikan, tempat penyimpanan, atau bentuk fisik.
Pertanyaannya bukan hanya “dari mana material berasal?”, tetapi juga:
- bagaimana material tersebut dipisahkan atau dicampur;
- material mana yang masuk dan keluar dari suatu fasilitas;
- karakteristik apa yang melekat pada material;
- bagaimana jumlah material dicatat;
- dan sejauh mana karakteristik tersebut masih dapat dikaitkan dengan sumber sebelumnya.
Di sinilah chain of custody bekerja.
ISO 22095:2020 menyediakan kerangka umum untuk berbagai model chain of custody dan dapat digunakan oleh organisasi pada berbagai tahap dalam rantai pasok. Standar ini juga menekankan bahwa keberadaan sistem chain of custody saja tidak otomatis membuktikan karakteristik atau kondisi produksi suatu material.
Dengan kata lain, chain of custody adalah mekanisme pengawasan, bukan bukti tunggal bahwa sebuah material pasti memenuhi suatu klaim.
Chain of Custody dan Ketertelusuran Tidak Persis Sama
Chain of custody sering diterjemahkan atau dijelaskan bersama istilah ketertelusuran material. Keduanya memang berhubungan erat, tetapi tidak sepenuhnya identik.
Ketertelusuran berfokus pada kemampuan untuk mengetahui perjalanan atau asal suatu material melalui rantai pasok. Sementara itu, chain of custody memberikan kerangka mengenai bagaimana karakteristik tertentu dikendalikan selama material tersebut berpindah dari satu pihak ke pihak berikutnya.
Perbedaannya menjadi penting ketika material mulai mengalami pencampuran.
Misalnya, sebuah pabrik menerima bahan dari beberapa sumber. Jika semua material tersebut dicampur, pertanyaan ketertelusurannya berubah. Apakah produk akhir masih dapat dikaitkan dengan satu sumber tertentu? Atau hanya dapat diketahui bahwa sebagian tertentu dari produk berasal dari material dengan karakteristik tertentu?
Jawabannya bergantung pada model chain of custody yang digunakan.
Karena itu, chain of custody bukan hanya persoalan “bisa dilacak atau tidak”, tetapi juga sejauh mana hubungan antara material dan karakteristik yang diklaim masih dapat dipertahankan.
Mengapa Karakteristik Material Perlu Diawasi?
Dalam rantai pasok, material dapat mengalami banyak perubahan.
Bahan dari beberapa produsen dapat dikumpulkan di satu tempat. Material dapat dipindahkan ke fasilitas pengolahan. Material dapat disimpan bersama material lain. Bahkan dalam beberapa sistem, material dengan karakteristik berbeda dapat dicampurkan.
Jika tidak ada pengawasan yang jelas, karakteristik yang semula melekat pada material dapat menjadi sulit dibuktikan.
Misalnya, sebuah perusahaan menyatakan bahwa suatu bahan berasal dari sumber tertentu. Klaim tersebut membutuhkan sistem yang dapat menjelaskan bagaimana bahan tersebut diterima, disimpan, diproses, dan diteruskan tanpa kehilangan informasi yang diperlukan.
Chain of custody membantu membangun hubungan antara material fisik, informasi, jumlah, sumber, dan karakteristik yang diklaim.
Karena itu, pengawasan tidak berhenti pada satu titik. Sistem tersebut harus bekerja sepanjang tahapan rantai pasok yang relevan.
Lima Model Chain of Custody dalam ISO 22095:2020
ISO 22095:2020 menyediakan lima model chain of custody. Perbedaannya terutama terletak pada bagaimana material dipisahkan atau dicampurkan dan sejauh mana karakteristiknya masih dapat dikaitkan dengan sumber.
1. Identity Preserved
Identity Preserved atau identitas dipertahankan merupakan model dengan hubungan paling langsung antara material dan sumbernya.
Material dari satu sumber yang dapat diidentifikasi tetap dipisahkan secara fisik sepanjang rantai pasok.
Karena pemisahan tersebut dipertahankan, material pada tahap akhir masih dapat dikaitkan dengan sumber awalnya.
Model ini sesuai ketika identitas sumber merupakan bagian penting dari karakteristik material yang ingin dipertahankan.
2. Segregation
Pada model segregation, material yang memiliki karakteristik yang sesuai dapat berasal dari beberapa sumber dan dicampurkan satu sama lain.
Namun, material tersebut tetap dipisahkan dari material yang tidak memiliki karakteristik yang dipersyaratkan.
Akibatnya, sumber tunggal tidak lagi dapat dipertahankan. Akan tetapi, material masih dapat dikaitkan dengan kumpulan sumber yang termasuk dalam sistem tersebut.
Perbedaan dengan identity preserved terletak pada tingkat identitas yang dipertahankan.
3. Controlled Blending
Controlled blending memungkinkan material dengan karakteristik berbeda dicampurkan dalam proporsi yang dikendalikan dan dicatat.
Dalam model ini, karakteristik tertentu tidak lagi melekat pada seluruh material secara eksklusif. Yang dapat dikendalikan adalah proporsi material dengan karakteristik tersebut di dalam campuran.
Karena terjadi pencampuran, produk akhir tidak dapat begitu saja dikaitkan dengan satu plot atau satu sumber tertentu.
4. Mass Balance
Mass balance memungkinkan material dengan karakteristik berbeda bercampur secara fisik, sementara jumlah material dengan karakteristik tertentu dikendalikan melalui pencatatan dan rekonsiliasi volume dalam periode atau fasilitas tertentu.
Dengan demikian, pengawasan utamanya berada pada keseimbangan jumlah material dan klaim yang menyertainya.
Model ini berbeda dari segregation karena material yang memenuhi dan tidak memenuhi karakteristik tertentu dapat bercampur secara fisik.
Yang dipertahankan adalah keseimbangan administratif atas volume, bukan identitas fisik setiap material.
5. Book and Claim
Book and claim memiliki hubungan paling longgar dengan material fisik.
Dalam model ini, karakteristik atau atribut tertentu dipisahkan dari material fisiknya dan dapat dikelola sebagai suatu instrumen yang dapat dialihkan atau diperjualbelikan.
Karena atribut tersebut tidak harus tetap melekat pada material fisik tertentu, produk pada tahap akhir tidak memiliki hubungan fisik langsung dengan sumber material yang menghasilkan atribut tersebut.
Itulah sebabnya book and claim berbeda secara mendasar dari identity preserved atau segregation.
Mengapa Modelnya Bisa Berbeda?
Tidak semua rantai pasok membutuhkan tingkat pemisahan material yang sama.
Komoditas tertentu mungkin dapat dipisahkan sejak sumber sampai produk akhir. Pada rantai pasok lain, pencampuran merupakan bagian dari proses produksi sehingga pengawasan harus dilakukan melalui proporsi atau keseimbangan volume.
Karena itu, model chain of custody bukan sekadar pilihan istilah. Model tersebut menggambarkan bagaimana karakteristik material dipertahankan ketika material bergerak dan mengalami perubahan di dalam rantai pasok.
ISO 22095:2020 memberikan kerangka umum agar organisasi dapat memilih dan mengelola model sesuai kebutuhan rantai pasoknya.
Namun, pemilihan suatu model tidak dengan sendirinya membuktikan bahwa material memenuhi suatu persyaratan tertentu. Karakteristik material tetap harus didukung oleh persyaratan, bukti, dan sistem pengawasan yang relevan.
Apa Hubungan Chain of Custody dengan EUDR?
Dalam konteks EUDR, chain of custody menjadi relevan karena komoditas dapat bergerak melalui banyak tahap sebelum mencapai pasar Uni Eropa.
EUDR sendiri tidak menetapkan bahwa semua pelaku usaha harus menggunakan salah satu dari lima model ISO 22095:2020. Regulasi tersebut memiliki persyaratan sendiri mengenai informasi produk, negara produksi, geolokasi seluruh plot yang relevan, tanggal atau periode produksi, legalitas, serta proses due diligence.
Artinya, chain of custody sebaiknya dipahami sebagai kerangka untuk mengelola aliran material dan informasi, bukan sebagai pengganti kewajiban EUDR.
Hubungannya terlihat ketika suatu komoditas berpindah dari produsen menuju pengumpul, pengolah, eksportir, dan kemudian masuk ke rantai pasok pasar Uni Eropa. Semakin panjang rantai pasok dan semakin banyak proses pencampuran yang terjadi, semakin penting pula sistem yang mampu menjaga hubungan antara material dan informasi yang menyertainya.
Dalam EUDR, informasi asal lahan bahkan harus dapat dikaitkan dengan seluruh plot tempat komoditas yang relevan diproduksi. Karena itu, sistem pengawasan rantai pasok harus mampu mendukung informasi tersebut ketika dibutuhkan untuk proses due diligence.
Dengan demikian, chain of custody dan EUDR memiliki hubungan yang erat, tetapi keduanya bukan hal yang sama.
Rantai Pengawasan pada Dasarnya adalah Sistem Pengendalian
Chain of custody pada akhirnya dapat dipahami sebagai sistem pengendalian yang mengikuti perjalanan material.
Material bergerak secara fisik. Informasi bergerak bersamanya. Catatan mengenai jumlah, sumber, perubahan bentuk, pencampuran, dan karakteristik material menjadi bagian dari pengawasan tersebut.
Perbedaan model menentukan seberapa kuat hubungan antara material akhir dan sumber atau karakteristik awalnya dapat dipertahankan.
Itulah inti chain of custody: bukan sekadar mengetahui bahwa material pernah melewati beberapa tangan, melainkan memahami apa yang terjadi pada material dan karakteristiknya selama perjalanan tersebut.
Dalam rantai pasok komoditas pertanian, pemahaman ini menjadi semakin penting ketika material berasal dari banyak sumber, mengalami agregasi dan pencampuran, lalu harus tetap dapat dijelaskan asal-usul serta karakteristiknya.
Sumber
- ISO 22095:2020, Chain of custody — General terminology and models.
- ISO 22095:2020/Amd 1:2026.
- European Commission, Understand Due Diligence under the EU Deforestation Regulation.
- European Commission, Guidance Document for the Regulation on Deforestation-Free Products.
Bekerja untuk Keabadian Orbiz, anaknya Ngulik Enak, Cucunya Kopitasi, dan semua keturunannya kelak.