CTE dalam Traceability: Mengenal Peristiwa Penting

CTE dalam traceability bukan sekadar nama untuk setiap aktivitas yang terjadi sepanjang perjalanan produk. Critical Tracking Event (CTE) adalah titik tertentu dalam rantai pasok yang menurut aturan harus dicatat karena memiliki arti penting bagi kemampuan menelusuri produk.

Perbedaan ini penting. Sebuah produk pangan dapat melewati banyak aktivitas sejak dipanen hingga diterima oleh konsumen. Ada pemindahan barang, penyimpanan, pendinginan, pengemasan, pengiriman, penerimaan, hingga pengolahan. Namun, tidak semuanya diperlakukan sebagai CTE dengan cara yang sama.

Apa Itu Critical Tracking Event?

Critical Tracking Event adalah peristiwa dalam rantai pasok yang harus direkam untuk membangun catatan traceability yang dapat direkonstruksi.

Konsepnya bukan mencoba mencatat setiap gerakan fisik produk secara terus-menerus. Sistem traceability justru dibangun dari sejumlah peristiwa yang ditentukan, kemudian setiap peristiwa tersebut dikaitkan dengan data yang relevan.

Di sinilah CTE menjadi bagian penting dari struktur data traceability.

Jika CTE dapat dianggap sebagai titik peristiwa, maka data yang menjelaskan peristiwa tersebut dicatat melalui Key Data Elements (KDE). Karena itu, CTE dan KDE tidak boleh dipahami sebagai dua istilah yang sama. CTE adalah peristiwanya, sedangkan KDE adalah data yang menjelaskan peristiwa tersebut.

Sebagai contoh sederhana, ketika sebuah komoditas mengalami proses initial packing, peristiwa tersebut merupakan CTE. Informasi seperti produk yang dikemas, jumlahnya, lokasi, tanggal, dan informasi lot yang relevan kemudian menjadi bagian dari data yang dicatat untuk peristiwa tersebut.

Dengan struktur seperti ini, catatan traceability tidak hanya mengatakan bahwa sebuah produk pernah berada di suatu tempat. Catatan tersebut menunjukkan peristiwa apa yang terjadi dan data apa yang menyertainya.

Tidak Semua Aktivitas Supply Chain adalah CTE

Salah satu kesalahan paling umum dalam menggambarkan traceability adalah menganggap seluruh perjalanan produk sebagai rangkaian CTE.

Bayangkan sebuah komoditas bergerak seperti ini:

Lahan → panen → pendinginan → initial packing → gudang → pengiriman → penerimaan → pengolahan → distribusi

Secara fisik, semua tahap tersebut memang merupakan bagian dari perjalanan produk. Namun, secara regulasi, tidak berarti setiap tahap harus digambarkan sebagai CTE dengan fungsi yang sama.

Dalam kerangka FSMA 204, CTE yang ditentukan mencakup harvesting dan cooling sebelum initial packing, initial packing untuk raw agricultural commodity tertentu, first land-based receiving untuk pangan yang diperoleh dari fishing vessel, shipping, receiving, dan transformation. Ketentuan tersebut masing-masing berada pada bagian berbeda dalam Subpart S, termasuk §1.1325 hingga §1.1350.

Artinya, traceability tidak dibangun dengan prinsip sederhana:

setiap kali produk bergerak, buat satu CTE.

Prinsipnya adalah mencatat peristiwa yang memang termasuk dalam struktur CTE yang berlaku.

Perbedaan ini juga menjelaskan mengapa aktivitas seperti transportasi atau penyimpanan tidak boleh sembarangan digambarkan sebagai CTE hanya karena aktivitas tersebut terjadi di antara dua titik rantai pasok.

Sebuah diagram yang hanya menunjukkan:

farm → truck → warehouse → store

belum tentu menggambarkan struktur CTE. Diagram tersebut baru menunjukkan aliran fisik. Untuk menjadi representasi traceability yang tepat, kita perlu mengetahui peristiwa mana yang merupakan CTE dan data apa yang dicatat pada masing-masing peristiwa.

CTE Memiliki Peran Berbeda dalam Rantai Pasok

CTE juga tidak selalu memiliki fungsi yang sama.

Pada tahap harvesting dan cooling, misalnya, terjadi pencatatan informasi mengenai aktivitas tersebut, tetapi traceability lot code belum ada. Traceability lot code baru diberikan pada titik tertentu seperti initial packing, first land-based receiving, atau transformation, dengan pengecualian tertentu ketika penerima pertama yang tercakup aturan harus memberikan kode karena pemasok sebelumnya tidak tercakup.

Pada initial packing, sebuah traceability lot mulai mendapatkan identitas melalui traceability lot code.

Pada shipping, kode lot yang sudah ada pada umumnya dibawa ke tahap berikutnya. Shipping merupakan CTE karena peristiwa pengiriman harus dicatat, bukan karena pengiriman tersebut otomatis menciptakan traceability lot code baru.

Hal yang sama berlaku pada receiving. Penerimaan merupakan CTE, tetapi tidak berarti setiap penerimaan selalu menghasilkan kode lot baru.

Sementara itu, transformation memiliki karakter berbeda karena produk mengalami perubahan yang relevan terhadap struktur lot. Pada tahap ini, traceability lot code dari input dapat terhubung dengan traceability lot code baru pada output. Hubungan input-output tersebut menjadi bagian penting dari kemampuan traceback.

Dengan demikian, CTE bukan sekadar titik yang diberi tanda pada diagram. Setiap jenis CTE memiliki konsekuensi pencatatan yang berbeda.

Mengapa CTE Harus Dibedakan?

Pembedaan CTE menentukan data apa yang harus dicatat dan kapan data tersebut harus muncul.

KDE tidak memiliki satu daftar universal yang berlaku identik untuk semua CTE. Data yang harus dicatat bergantung pada jenis peristiwa yang dilakukan. Karena itu, sebuah perusahaan tidak cukup membuat satu formulir yang kemudian ditempelkan ke seluruh aktivitas supply chain tanpa membedakan jenis CTE-nya.

Struktur sederhananya dapat dibayangkan seperti ini:

CTE → KDE

Peristiwa menentukan konteks, sedangkan KDE mengisi informasi yang diperlukan untuk peristiwa tersebut.

Sebuah perusahaan melakukan shipping, data yang berkaitan dengan pengiriman dicatat.

Kemudian melakukan receiving, data yang berkaitan dengan penerimaan dicatat.

Terakhir, perusahaan melakukan transformation, data harus mampu menunjukkan hubungan antara lot input dan lot output.

Dengan cara ini, catatan yang tersebar di berbagai perusahaan dapat digunakan untuk menyusun kembali perjalanan suatu produk ketika traceability diperlukan.

CTE Adalah Titik dalam Rangkaian Data

Pada akhirnya, CTE sebaiknya tidak dipahami hanya sebagai titik pada perjalanan fisik makanan.

CTE adalah titik pada struktur data traceability.

Produk memang bergerak secara fisik dari satu lokasi ke lokasi lain. Namun, sistem traceability mencatat perjalanan tersebut melalui peristiwa-peristiwa tertentu. Setiap peristiwa memiliki data pendukung, dan berbagai catatan tersebut kemudian dapat dihubungkan menggunakan identitas seperti traceability lot code.

Karena itu, ketika kita melihat sebuah rantai:

Harvesting → Cooling → Initial Packing → Shipping → Receiving → Transformation

yang perlu ditanyakan bukan hanya “ke mana produknya bergerak?”

Pertanyaan yang lebih penting adalah:

“Peristiwa apa yang terjadi pada setiap titik, data apa yang harus dicatat, dan bagaimana catatan tersebut terhubung dengan lot yang sama?”

Itulah alasan CTE menjadi fondasi penting dalam traceability. Tanpa membedakan peristiwa yang harus dicatat dari aktivitas supply chain biasa, diagram dan sistem data dapat terlihat lengkap secara visual tetapi gagal menggambarkan mekanisme traceability yang sebenarnya.