Siapa yang Wajib Mengajukan DDS EUDR? Memahami Titik Tanggung Jawab dalam Rantai Pasok

Kewajiban DDS EUDR berkaitan dengan titik ketika produk relevan pertama kali ditempatkan di pasar Uni Eropa atau diekspor dari wilayah Uni Eropa. Setelah amendemen regulasi pada 2025, tanggung jawab pengajuan Due Diligence Statement (DDS) dipusatkan pada operator yang menjalankan aktivitas tersebut, bukan pada setiap pelaku usaha yang kemudian menangani produk dalam rantai pasok.

Perubahan ini penting karena satu produk pertanian dapat melewati berbagai tahapan perdagangan, pengolahan, dan distribusi. Jika setiap aktor diwajibkan mengajukan DDS baru untuk produk yang sama, proses administrasinya akan menjadi lebih panjang tanpa selalu menghasilkan informasi tambahan yang sebanding.

Dalam kerangka pasca-amendemen, operator tetap menjalankan due diligence dan bertanggung jawab atas kepatuhan produk yang ditempatkannya di pasar atau diekspornya. Downstream operator dan trader tidak lagi diwajibkan mengajukan DDS seperti operator upstream. Namun, mereka tetap memiliki kewajiban terkait dokumentasi, ketertelusuran, dan penanganan informasi mengenai kemungkinan ketidakpatuhan.

Dengan demikian, pertanyaan mengenai siapa yang mengajukan DDS perlu dijawab dengan melihat titik pertama penempatan produk di pasar, peran pelaku usaha, dan jenis rezim yang berlaku bagi produsen tertentu.

Operator sebagai Titik Utama Pengajuan DDS

Dalam skenario umum, operator yang pertama kali menempatkan produk relevan di pasar Uni Eropa atau mengekspornya dari Uni Eropa wajib menjalankan due diligence sebelum aktivitas tersebut dilakukan.

Proses due diligence mencakup pengumpulan informasi, penilaian risiko, dan mitigasi risiko apabila diperlukan. Setelah operator memperoleh dasar yang memadai untuk menyimpulkan bahwa produk tidak memiliki risiko atau hanya memiliki risiko yang dapat diabaikan, operator harus membuat dan mengajukan DDS melalui EUDR Information System sesuai ketentuan yang berlaku.

Contoh: Importir Kopi dari Negara di Luar Uni Eropa

Bayangkan sebuah perusahaan di Jerman mengimpor biji kopi dari Indonesia. Perusahaan tersebut menjadi pihak yang pertama kali menempatkan produk kopi relevan ke pasar Uni Eropa.

Dalam skenario tersebut, perusahaan importir merupakan operator. Perusahaan harus:

1. Mengumpulkan informasi mengenai produk, negara produksi, dan geolokasi lahan.
2. Menilai apakah produk memenuhi persyaratan bebas deforestasi dan legalitas produksi.
3. Melakukan mitigasi jika risiko belum dapat dianggap dapat diabaikan.
4. Mengajukan DDS sebelum produk ditempatkan di pasar atau diekspor sesuai aktivitas yang dilakukan.
5. Menyimpan catatan DDS sesuai ketentuan yang berlaku.

Setelah pengajuan, sistem memberikan nomor referensi DDS. Nomor tersebut menjadi bagian dari informasi yang dapat digunakan untuk menghubungkan produk dengan deklarasi yang telah diajukan.

Tanggung jawab tersebut berada pada operator yang melakukan aktivitas penempatan produk, meskipun perusahaan itu bukan pihak yang menanam, memanen, atau memproses komoditas secara langsung.

Apakah Semua Operator Selalu Mengajukan DDS?

Tidak semua operator berada dalam situasi yang identik. Amendemen 2025 memperkenalkan rezim khusus bagi micro and small primary operators, yaitu pelaku usaha mikro atau kecil yang memproduksi sendiri komoditas relevan dan memenuhi kondisi yang ditetapkan, termasuk ketentuan terkait negara berisiko rendah.

Dalam rezim ini, pelaku yang memenuhi definisi tersebut tidak mengajukan DDS biasa seperti operator lainnya. Mereka mengirimkan simplified declaration satu kali melalui EUDR Information System sebelum menempatkan produk di pasar atau mengekspornya. Setelah deklarasi disampaikan, sistem memberikan declaration identifier. 

Perbedaan ini perlu diperhatikan karena istilah “pengajuan DDS” sering digunakan secara umum untuk seluruh jenis deklarasi kepatuhan. Secara teknis, DDS dan simplified declaration merupakan mekanisme yang berbeda, meskipun keduanya berkaitan dengan kewajiban informasi dalam EUDR.

Karena itu, sebelum menentukan dokumen yang harus diajukan, pelaku usaha perlu memeriksa apakah dirinya termasuk operator biasa atau micro and small primary operator yang memenuhi persyaratan rezim sederhana.

Mengapa Downstream Operator dan Trader Tidak Mengajukan DDS Baru?

Downstream operator dan trader menangani produk yang sudah berada dalam rantai pasok setelah tahap awal due diligence. Berdasarkan kerangka pasca-amendemen 2025, kedua kelompok tersebut tidak diwajibkan mengajukan DDS baru untuk setiap produk yang mereka tangani.

Tujuannya adalah mengurangi pengulangan pelaporan dan memusatkan pengajuan utama pada operator yang pertama kali menempatkan produk relevan di pasar atau mengekspornya. Komisi Eropa menjelaskan bahwa penyederhanaan ini dirancang agar satu pengajuan pada titik masuk pasar dapat mencakup rantai pasok yang relevan, sementara kewajiban ketertelusuran tetap dipertahankan.

Namun, tidak mengajukan DDS bukan berarti downstream operator dan trader bebas dari kewajiban dokumentasi.

Tanggung Jawab Aktor Hilir

Downstream operator dan trader harus memiliki informasi yang diwajibkan sebelum menempatkan, menyediakan, atau mengekspor produk relevan. Informasi tersebut mencakup identitas pihak yang memasok produk dan identitas pihak yang menerima produk dari mereka.

Untuk pihak yang menerima produk dari operator, nomor referensi DDS atau declaration identifier yang berkaitan dengan produk tersebut juga menjadi bagian dari informasi yang perlu dikumpulkan sesuai ketentuan. Kewajiban penyimpanan informasi berlaku sekurang-kurangnya lima tahun.

Dengan demikian, sistem kepatuhan tidak berhenti setelah operator mengajukan DDS. Dokumen dan referensi yang dihasilkan pada tahap awal harus tetap dapat dihubungkan dengan produk ketika produk tersebut bergerak ke tahap berikutnya.

Siapa yang Menyimpan Nomor Referensi DDS?

Nomor referensi DDS berfungsi sebagai penghubung antara produk yang diperdagangkan dan deklarasi yang diajukan dalam sistem EUDR. Karena itu, distribusi dan penyimpanan informasi referensi menjadi bagian penting dari dokumentasi rantai pasok.

Dalam aturan pasca-amendemen, operator harus menyampaikan nomor referensi DDS atau declaration identifier yang relevan kepada downstream operator dan trader yang berada lebih jauh dalam rantai pasok untuk produk yang ditempatkan di pasar atau diekspor. Di sisi lain, kewajiban pengumpulan dan penyimpanan referensi oleh downstream operator dan trader memiliki ketentuan khusus mengenai pihak pertama yang menerima produk dari operator.

Perbedaan antara Pengajuan dan Penyimpanan

Ada dua kegiatan yang sering dianggap sama, padahal memiliki fungsi berbeda:

• Pengajuan DDS: dilakukan oleh operator yang memiliki kewajiban untuk mengajukan deklarasi sebelum aktivitas penempatan produk di pasar atau ekspor.
• Penyimpanan informasi DDS: dilakukan oleh aktor yang diwajibkan menyimpan informasi produk, pemasok, pembeli, serta referensi deklarasi sesuai perannya.

Perusahaan yang menyimpan nomor referensi DDS tidak otomatis menjadi pihak yang mengajukan DDS tersebut. Demikian pula, perusahaan yang menjual kembali produk tidak otomatis harus membuat deklarasi baru hanya karena produk berpindah tangan.

Pemisahan ini membantu perusahaan menghindari pekerjaan administratif yang tidak diwajibkan, sekaligus mencegah hilangnya informasi yang dibutuhkan untuk penelusuran.

Bagaimana Pengajuan DDS Memengaruhi Dokumentasi Rantai Pasok?

Pemusatan pengajuan DDS pada operator pertama tidak menghapus kebutuhan untuk membangun dokumentasi yang terhubung. Sebaliknya, sistem dokumentasi perlu disusun agar informasi dari tahap produksi dan pengadaan dapat ditelusuri sampai pada deklarasi yang sesuai.

Untuk operator, dokumentasi harus mendukung proses due diligence. Informasi tersebut dapat mencakup:

• Identitas dan alamat pelaku usaha.
• Deskripsi produk, komoditas, dan kode HS yang relevan.
• Negara produksi.
• Geolokasi seluruh plot lahan yang berkaitan.
• Tanggal atau rentang waktu produksi.
• Bukti legalitas dan informasi yang relevan dengan status bebas deforestasi.
• Hasil penilaian risiko dan tindakan mitigasi jika diperlukan.
• Nomor referensi DDS atau identitas deklarasi yang diberikan sistem.

Daftar tersebut perlu disesuaikan dengan jenis produk, aktivitas, dan persyaratan sistem yang berlaku. DDS tidak menggantikan seluruh dokumen pendukung due diligence, melainkan menjadi deklarasi yang menghubungkan informasi kepatuhan dengan produk yang bersangkutan.

Dokumentasi pada Tahap Hilir

Bagi downstream operator dan trader, fokus dokumentasi bergeser. Mereka perlu dapat menunjukkan dari siapa produk diperoleh, kepada siapa produk disediakan, serta referensi deklarasi yang relevan ketika diwajibkan.

Dokumentasi tersebut dapat berbentuk catatan pemasok, faktur, data lot, catatan pembelian, sistem inventaris, dan catatan perdagangan. Tidak semua jenis dokumen otomatis memenuhi seluruh kewajiban EUDR. Yang penting adalah informasi yang diwajibkan tersedia, akurat, dapat ditelusuri, dan dapat diberikan kepada otoritas berwenang apabila diminta.

Sistem pencatatan yang baik seharusnya tidak hanya menyimpan nomor referensi secara terpisah dari produk. Referensi tersebut perlu dihubungkan dengan identitas produk, pemasok, jumlah, tanggal transaksi, dan informasi lain yang membantu menjelaskan hubungan material dalam rantai pasok.

Apakah Pengajuan DDS Dapat Dilakukan oleh Pihak Lain?

Operator dapat menunjuk authorized representative atau perwakilan yang diberi kuasa untuk mengajukan DDS atas namanya. Namun, penunjukan tersebut tidak secara otomatis memindahkan tanggung jawab kepatuhan dari operator kepada perwakilan.

Regulasi menyatakan bahwa operator tetap bertanggung jawab atas kepatuhan produk terhadap persyaratan EUDR meskipun pengajuan dilakukan melalui perwakilan yang diberi kuasa. Dalam kondisi tertentu, operator yang merupakan individu atau perusahaan mikro juga dapat menunjuk downstream operator atau trader berikutnya yang memenuhi persyaratan untuk bertindak sebagai perwakilan.

Hal ini memperlihatkan perbedaan antara pihak yang mengirimkan deklarasi dan pihak yang memikul tanggung jawab hukum atas produk. Keduanya dapat merupakan pelaku yang sama, tetapi tidak selalu demikian.

Oleh karena itu, perusahaan perlu menyimpan bukti penunjukan, ruang lingkup kuasa, dan identitas pihak yang bertanggung jawab. Pengaturan internal yang jelas membantu menghindari anggapan bahwa penggunaan jasa perwakilan berarti kewajiban operator telah dialihkan sepenuhnya.

Bagaimana Jika Ditemukan Informasi Baru tentang Ketidakpatuhan?

Pengajuan DDS bukan akhir dari seluruh tanggung jawab operator. Apabila operator memperoleh informasi baru, termasuk kekhawatiran yang beralasan, bahwa produk yang telah ditempatkan di pasar berisiko tidak mematuhi EUDR, operator harus segera memberi tahu otoritas yang berwenang dan pihak hilir yang menerima produk tersebut sesuai ketentuan.

Kewajiban ini menunjukkan bahwa kepatuhan tidak hanya dinilai pada saat deklarasi diajukan. Informasi baru yang relevan dapat memengaruhi cara produk harus ditangani setelah masuk ke pasar.

Bagi downstream operator dan trader non-SME, Komisi Eropa juga menjelaskan bahwa kewajiban verifikasi dapat berlaku ketika mereka memperoleh informasi yang menunjukkan adanya kekhawatiran yang beralasan. Dalam kondisi tersebut, mereka perlu memeriksa apakah due diligence telah dilakukan di tahap upstream dan apakah kesimpulan mengenai risiko yang tidak ada atau dapat diabaikan memang didukung.

Dengan demikian, sistem dokumentasi harus memungkinkan informasi baru ditelusuri dan diteruskan kepada pihak yang relevan. Penyimpanan dokumen semata tidak cukup apabila perusahaan tidak memiliki cara untuk menghubungkan informasi tersebut dengan produk yang telah diperdagangkan.

Penutup: Menentukan Titik Tanggung Jawab dalam Rantai Pasok

Kewajiban DDS EUDR terutama berada pada operator yang pertama kali menempatkan produk relevan di pasar Uni Eropa atau mengekspornya. Operator tersebut menjalankan due diligence, mengajukan DDS, dan memikul tanggung jawab atas kepatuhan produk sesuai ketentuan yang berlaku.

Sementara itu, downstream operator dan trader tidak diwajibkan mengajukan DDS baru untuk setiap tahap perdagangan setelah amendemen 2025. Namun, mereka tetap memiliki kewajiban dokumentasi, ketertelusuran, penyimpanan informasi, serta penanganan kekhawatiran mengenai kemungkinan ketidakpatuhan.

Perbedaan ini menunjukkan bahwa pengajuan DDS dan ketertelusuran merupakan dua hal yang saling berhubungan, tetapi tidak identik. Satu pihak dapat bertanggung jawab mengajukan deklarasi, sementara pihak lain bertanggung jawab menjaga informasi agar asal-usul dan status produk tetap dapat ditelusuri.

Pada akhirnya, memahami titik pengajuan DDS membantu perusahaan menjawab bukan hanya pertanyaan “siapa yang harus mengirim deklarasi?”, tetapi juga pertanyaan yang tidak kalah penting: “siapa yang harus menyimpan informasi, siapa yang bertanggung jawab, dan bagaimana bukti kepatuhan tetap terhubung ketika produk berpindah melalui rantai pasok?”