TLC dalam Traceability: Memahami Identifier Lot

Dalam TLC, sebuah lot memiliki identifier yang digunakan untuk menghubungkan catatan traceability sepanjang rantai pasok. Kode ini bukan sekadar nomor yang ditempelkan pada produk, melainkan bagian dari struktur data yang memungkinkan suatu lot dikenali dalam catatan perusahaan yang menetapkannya.

Traceability membutuhkan cara untuk menghubungkan berbagai catatan yang muncul pada waktu dan tempat berbeda. Produk dapat dikemas, dikirim, diterima, diproses, atau mengalami perubahan lain sebelum sampai ke tahap berikutnya. Tanpa identifier yang dapat digunakan untuk menghubungkan catatan tersebut, informasi mengenai perjalanan suatu lot akan lebih sulit ditelusuri.

Dalam kerangka Food Traceability Rule, identifier tersebut disebut Traceability Lot Code.

Apa yang dimaksud dengan kode lot ini?

Traceability Lot Code adalah deskriptor, umumnya berupa kode alfanumerik, yang digunakan untuk mengidentifikasi suatu traceability lot secara unik dalam catatan perusahaan yang menetapkannya.

Ada satu bagian penting dari definisi tersebut: uniknya bersifat lokal pada perusahaan yang menetapkan kode.

Artinya, TLC tidak harus menjadi nomor yang unik secara global di seluruh rantai pasok pangan. Dua perusahaan yang berbeda dapat memiliki kode yang sama dalam sistem mereka masing-masing. Karena itu, membaca sebuah TLC tanpa konteks sumbernya belum tentu cukup untuk mengetahui lot mana yang dimaksud.

Inilah alasan TLC perlu dipahami sebagai bagian dari struktur traceability, bukan sebagai nomor identitas universal.

Sebuah perusahaan dapat menggunakan format kode yang sesuai dengan sistem pencatatannya selama kode tersebut dapat menjalankan fungsi identifikasi yang dipersyaratkan. Dengan demikian, bentuk fisik atau tampilan kodenya bukan inti dari konsep TLC.

Identifier ini menghubungkan catatan

Fungsi utamanya dalam traceability adalah membantu menghubungkan informasi mengenai suatu lot di berbagai catatan.

Misalnya, sebuah lot memiliki TLC tertentu ketika tercatat dalam suatu peristiwa rantai pasok. Ketika lot tersebut kemudian dikirim dan diterima oleh pihak lain, kode yang relevan dapat digunakan untuk menghubungkan catatan pengiriman dan penerimaan tersebut.

Dengan cara ini, catatan yang tersebar pada beberapa peristiwa dapat dibaca sebagai bagian dari perjalanan lot yang sama.

Hubungan tersebut menjadi semakin penting ketika traceability digunakan untuk melakukan traceback. Ketika suatu produk perlu ditelusuri kembali, informasi dalam satu catatan dapat digunakan untuk menemukan catatan lain yang berkaitan dengan lot tersebut.

Namun, TLC tidak bekerja sendirian. Catatan traceability juga memuat berbagai KDE, seperti deskripsi produk, jumlah dan satuan, lokasi, tanggal peristiwa, serta informasi referensi lainnya.

Dengan demikian, TLC berfungsi sebagai salah satu penghubung penting di antara kumpulan data tersebut.

Bukan sekadar nomor produksi

Istilah TLC mudah disamakan dengan beberapa identifier lain karena semuanya dapat terlihat seperti rangkaian angka atau huruf.

Padahal, fungsi dan konteksnya dapat berbeda.

TLC bukan GTIN. GTIN digunakan untuk mengidentifikasi trade item, sedangkan digunakan untuk mengidentifikasi traceability lot dalam catatan perusahaan yang menetapkannya.

TLC juga tidak sama begitu saja dengan istilah umum seperti batch ID atau serial number. Ketiganya dapat berbentuk alfanumerik, tetapi bentuk yang serupa tidak membuat fungsi dan maknanya menjadi sama.

Perbedaan tersebut penting karena sebuah diagram atau sistem data dapat terlihat benar hanya karena memiliki banyak kode, tetapi belum tentu menggambarkan struktur traceability dengan benar.

Dalam konteks ini, yang perlu diperhatikan bukan hanya apa bentuk kodenya, tetapi apa yang diidentifikasi oleh kode tersebut dan bagaimana kode itu digunakan dalam catatan.

Kode memiliki sumber penetapan

Karena keunikan TLC bersifat lokal pada perusahaan yang menetapkannya, kode tersebut perlu dibaca bersama informasi mengenai sumbernya.

Konsep ini disebut TLC source.

TLC source menunjukkan lokasi tempat kode tersebut ditetapkan. Bergantung pada situasinya, sumber tersebut dapat berupa fasilitas initial packing, first land-based receiver untuk makanan dari fishing vessel, fasilitas yang melakukan transformation, atau pihak pertama yang tercakup dalam aturan ketika makanan berasal dari pemasok yang tidak tercakup.

TLC source berbeda dari TLC itu sendiri.

Jika TLC adalah kode yang mengidentifikasi lot, maka TLC source adalah informasi mengenai tempat kode tersebut ditetapkan. Keduanya memiliki fungsi berbeda, tetapi dapat saling melengkapi ketika catatan perlu ditelusuri.

Karena itu, sebuah visual traceability sebaiknya tidak menggambarkan TLC source sebagai bagian dari kode itu sendiri. Keduanya merupakan elemen informasi yang berbeda.

Kode mengikuti perjalanan lot

Setelah sebuah TLC digunakan untuk suatu lot, kode tersebut dapat muncul kembali dalam catatan pada tahap berikutnya.

Pada kegiatan seperti shipping dan ordinary receiving, kode yang sudah ada pada lot pada prinsipnya diteruskan, bukan otomatis diganti dengan kode baru.

Hal ini penting karena traceability bertujuan mempertahankan hubungan antarcatatan. Jika setiap perpindahan selalu menghasilkan kode baru tanpa aturan yang jelas, hubungan antara catatan sebelumnya dan sesudahnya justru dapat menjadi lebih sulit dibaca.

Sebaliknya, ketika kode yang relevan tetap terhubung dengan lot, catatan dari berbagai peristiwa dapat dirangkai kembali.

Tentu saja, terdapat kondisi ketika TLC baru memang ditetapkan, termasuk pada titik-titik tertentu seperti initial packing, first land-based receiving untuk makanan dari fishing vessel, dan transformation. Ada pula kondisi khusus pada receiving dari pihak yang tidak tercakup dalam Subpart S.

Pembahasan mengenai titik-titik penetapan tersebut penting, tetapi merupakan persoalan yang berbeda dari memahami definisi TLC itu sendiri.

Mengapa karakter ini penting bagi traceability?

Karakter TLC menunjukkan bahwa traceability bukan sekadar kegiatan memberi nomor pada produk.

Sebuah kode harus ditempatkan dalam struktur data yang lebih luas. Di satu sisi terdapat peristiwa atau CTE. Di sisi lain terdapat KDE yang menjelaskan peristiwa tersebut. TLC kemudian menjadi salah satu identifier yang membantu menghubungkan catatan mengenai lot di antara berbagai peristiwa.

Karena itu, memahami TLC membantu menjelaskan bagaimana data yang tersebar di sepanjang rantai pasok dapat dirangkai kembali.

Sebuah lot tidak harus memiliki satu nomor yang berlaku secara global. Yang lebih penting adalah bahwa identifier tersebut dapat digunakan secara konsisten dalam catatan perusahaan yang menetapkannya dan dapat dipahami bersama informasi sumbernya.

Pada akhirnya, TLC adalah identifier lot dalam struktur traceability, bukan sekadar kode produk dan bukan pula nomor universal untuk seluruh rantai pasok. Pemahaman ini menjadi dasar untuk melihat pertanyaan berikutnya: kapan sebuah TLC mulai dibuat dalam perjalanan suatu produk?