Dalam traceability, TLC, lot number, dan GTIN sama-sama dapat muncul sebagai kode pada produk atau catatan rantai pasok. Namun, ketiganya tidak menunjuk pada hal yang sama. Perbedaan fungsi tersebut penting karena identifier yang keliru dapat membuat hubungan antara produk, lot, dan catatan traceability menjadi tidak jelas.
Kesalahan paling sederhana adalah menganggap semua kode yang tercetak pada kemasan sebagai kode traceability. Padahal, sebuah produk dapat memiliki identifier untuk mengenali jenis produknya, identifier untuk membedakan lot produksinya, dan identifier yang digunakan khusus untuk kebutuhan traceability.
Setiap kode menjawab pertanyaan berbeda
Cara paling mudah memahami perbedaannya adalah melihat pertanyaan yang dijawab oleh masing-masing identifier.
GTIN menjawab pertanyaan: produk apa ini?
Lot number menjawab pertanyaan: lot produksi yang mana?
TLC menjawab pertanyaan: lot traceability mana yang sedang ditelusuri dalam catatan perusahaan?
Ketiganya dapat berhubungan, tetapi tidak berarti ketiganya dapat digunakan secara bergantian.
Dalam sistem identifier GS1, GTIN digunakan untuk mengidentifikasi trade item. Artinya, GTIN berkaitan dengan identitas produk atau item perdagangan. Produk yang sama dapat menggunakan GTIN yang sama meskipun diproduksi pada waktu atau lot yang berbeda.
Karena itu, GTIN sendiri tidak cukup untuk membedakan satu lot produksi dari lot lainnya.
GTIN mengenali produknya
Bayangkan sebuah perusahaan memproduksi produk pangan yang sama dalam beberapa kali produksi. Produk tersebut dapat memiliki satu GTIN yang digunakan untuk mengenali item perdagangan tersebut.
Produksi pada Januari dan produksi pada Februari tetap merupakan produk yang sama dari sudut identitas trade item. Karena itu, GTIN-nya dapat tetap sama.
Namun, kebutuhan traceability berbeda.
Ketika perusahaan perlu mengetahui dari lot mana suatu produk berasal, identitas produknya saja tidak cukup. Informasi mengenai lot perlu ikut membedakannya.
Inilah alasan GTIN tidak boleh dianggap sebagai pengganti TLC.
GTIN menjelaskan jenis atau identitas produk, sedangkan informasi lot menjelaskan kelompok produksi tertentu.
Lot number menunjukkan kelompok produksi
Lot number pada dasarnya merupakan identifier yang digunakan perusahaan untuk membedakan suatu kelompok atau run produksi. Dalam praktik, lot number dapat menjadi bagian dari informasi yang digunakan untuk membentuk identifier traceability.
Misalnya, sebuah produk memiliki GTIN tertentu dan perusahaan menghasilkan beberapa lot:
| Produk | GTIN | Lot Number |
|---|---|---|
| Produk A | 09512345678901 | L24001 |
| Produk A | 09512345678901 | L24002 |
| Produk A | 09512345678901 | L24003 |
GTIN tetap sama karena produknya sama. Lot number berbeda karena kelompok produksinya berbeda.
Dengan demikian, GTIN dan lot number memiliki hubungan yang berbeda: GTIN mengidentifikasi produknya, sedangkan lot number membantu membedakan kelompok produksinya.
Materi sumber juga menempatkan praktik industri seperti GTIN + lot number sebagai salah satu cara yang umum digunakan untuk membentuk TLC. Namun, komposisi tersebut merupakan praktik implementasi, bukan berarti FDA menetapkan format TLC tertentu.
Lalu apa yang membuat TLC berbeda?
TLC atau Traceability Lot Code merupakan identifier untuk traceability lot yang unik dalam catatan perusahaan yang menetapkannya.
Di sinilah perbedaannya menjadi penting.
TLC tidak sekadar berarti “nomor lot” dalam pengertian umum. Dalam struktur traceability, TLC digunakan sebagai penghubung berbagai catatan yang berkaitan dengan lot tersebut sepanjang rantai pasok.
Karena itu, TLC memiliki fungsi yang lebih spesifik dalam struktur pencatatan traceability.
Satu TLC dapat kemudian muncul kembali pada catatan shipping dan receiving selama lot tersebut tetap sama. Kode tersebut tidak otomatis dibuat ulang setiap kali produk berpindah tangan. Sebaliknya, ketika terjadi transformation yang menghasilkan lot baru, hubungan antara TLC input dan TLC output harus dicatat.
Jadi, keberadaan TLC bukan sekadar persoalan memiliki sebuah kode pada kemasan. Yang lebih penting adalah bagaimana kode tersebut menghubungkan catatan tentang perjalanan lot.
Mengapa GTIN saja tidak cukup?
Misalkan dua pengiriman berisi produk yang sama dan keduanya memiliki GTIN identik.
Jika hanya GTIN yang dicatat, kita mengetahui bahwa kedua pengiriman tersebut berisi produk yang sama. Namun, kita belum memperoleh pembeda yang cukup untuk mengetahui apakah keduanya berasal dari lot yang sama atau berbeda.
Contohnya:
- Pengiriman A: GTIN X + lot 001
- Pengiriman B: GTIN X + lot 002
GTIN X mengidentifikasi produk yang sama. Namun, lot 001 dan lot 002 menunjukkan dua kelompok produksi berbeda.
Karena itu, menggunakan GTIN sebagai pengganti TLC akan menghilangkan informasi yang justru dibutuhkan untuk membedakan lot.
Materi sumber secara tegas menempatkan GTIN sebagai identifier produk, bukan identifier lot. GTIN saja tidak dapat membedakan batch atau lot produksi.
TLC bukan sekadar nama lain untuk lot number
Kesalahan berikutnya adalah menganggap TLC dan lot number selalu identik.
Keduanya memang dapat sangat dekat secara praktis. Bahkan, dalam implementasi industri, TLC dapat dibentuk menggunakan GTIN dan lot number. Namun, istilah tersebut tetap mempunyai konteks yang berbeda.
Lot number dapat merupakan identifier internal perusahaan untuk suatu kelompok produksi.
TLC memiliki fungsi sebagai identifier traceability lot dalam struktur pencatatan yang diatur oleh persyaratan traceability.
Dengan kata lain, sebuah perusahaan dapat memiliki nomor lot sebagai bagian dari sistem produksinya, kemudian menggunakan informasi tersebut dalam membentuk TLC. Namun, kita tidak seharusnya menghapus perbedaan konsep hanya karena keduanya dapat menggunakan angka atau karakter yang sama.
Hal ini juga menjelaskan mengapa istilah seperti “batch ID” atau “tracking number” tidak sebaiknya digunakan sembarangan sebagai pengganti TLC. Identifier tersebut dapat mempunyai fungsi berbeda dalam sistem perusahaan.
Hubungan ketiganya dapat digambarkan sederhana
Untuk memahami hubungan antara ketiga identifier tersebut, bayangkan satu produk dengan satu kelompok produksi tertentu.
GTIN → mengenali produk
Lot number → membedakan kelompok produksi
TLC → mengidentifikasi traceability lot dalam catatan perusahaan
Ketiganya dapat muncul dalam satu rangkaian data, tetapi bukan berarti ketiganya merupakan tiga nama untuk kode yang sama.
Dalam implementasi tertentu, hubungan tersebut bahkan dapat terlihat seperti:
GTIN + lot number → membentuk TLC
Namun, tanda panah tersebut harus dibaca sebagai contoh praktik implementasi industri, bukan sebagai formula yang diwajibkan secara universal oleh FDA. FDA tidak menetapkan bahwa perusahaan harus menggunakan barcode, format identifier tertentu, atau teknologi tertentu untuk memenuhi kebutuhan pencatatan traceability.
Mengapa perbedaan ini penting dalam traceability?
Traceability pada akhirnya bukan hanya tentang menemukan nama produk.
Ketika sebuah perusahaan perlu menelusuri suatu lot, informasi yang tersedia harus memungkinkan catatan terkait lot tersebut dihubungkan kembali. Identifier produk membantu mengetahui barang apa yang sedang dibicarakan. Identifier lot membantu membedakan kelompoknya. TLC kemudian menjadi identifier yang digunakan dalam struktur catatan traceability untuk mengikuti lot tersebut.
Karena itu, ketiganya sebaiknya ditempatkan sesuai fungsi masing-masing.
Kesalahan paling sederhana adalah menampilkan GTIN sebagai satu-satunya kode dan menganggapnya sudah mewakili traceability. Secara teknis, hal tersebut dapat menghilangkan pembeda antara beberapa lot dari produk yang sama.
Pada akhirnya, memahami perbedaan TLC, lot number, dan GTIN bukan sekadar persoalan istilah. Ketiganya menunjukkan bahwa satu produk dapat memiliki beberapa lapisan identitas, dan setiap lapisan menjawab pertanyaan yang berbeda dalam rantai pasok.
Bekerja untuk Keabadian Orbiz, anaknya Ngulik Enak, Cucunya Kopitasi, dan semua keturunannya kelak.