Shipping: Mengapa Pengiriman Tidak Membuat TLC Baru?

Shipping atau pengiriman merupakan tahap penting dalam rantai pasok pangan, tetapi perpindahan barang dari satu perusahaan ke perusahaan lain tidak otomatis menciptakan Traceability Lot Code (TLC) baru. Dalam sistem ketertelusuran, pengiriman meneruskan identitas lot yang sudah ada, sedangkan perubahan kode berkaitan dengan kondisi tertentu yang ditetapkan dalam aturan dan proses operasional.

Perbedaan ini terdengar sederhana. Namun, jika setiap pengiriman dianggap sebagai alasan untuk membuat TLC baru, hubungan antara produk yang dikirim dan catatan asalnya bisa menjadi semakin sulit ditelusuri. Sebaliknya, jika perusahaan memahami kapan kode diteruskan dan kapan kode baru diperlukan, pencatatan rantai pasok dapat tetap konsisten dari satu pelaku usaha ke pelaku usaha berikutnya.

Pengiriman Mengubah Lokasi, Bukan Otomatis Identitas Lot

Bayangkan sebuah fasilitas pengemasan menghasilkan satu lot selada dengan TLC SLD-2608-A. Lot tersebut kemudian dikirim ke distributor, diterima oleh gudang, lalu dikirim kembali kepada pengecer.

Sepanjang proses itu, selada berpindah lokasi dan kepemilikan operasional. Dokumen pengiriman pun bertambah, begitu pula catatan penerimaan di lokasi berikutnya. Akan tetapi, perpindahan tersebut tidak dengan sendirinya berarti selada telah menjadi lot baru.

TLC yang sudah ditetapkan tetap menjadi pengenal lot tersebut dalam catatan yang relevan. Informasi pengiriman mencatat perpindahan produk, sedangkan informasi penerimaan merekam kedatangan produk di lokasi penerima. Kedua peristiwa itu menambah konteks ketertelusuran tanpa otomatis mengganti identitas lot.

Dengan demikian, perusahaan perlu membedakan dua hal: identitas produk yang diteruskan dan peristiwa rantai pasok yang harus dicatat. Keduanya saling berkaitan, tetapi memiliki fungsi berbeda.

Apa yang Dicatat Ketika Produk Dikirim?

Dalam kerangka FSMA 204, shipping termasuk Critical Tracking Event (CTE) untuk pangan dan kegiatan yang tercakup dalam aturan. Artinya, pengiriman merupakan peristiwa penting yang memicu kewajiban pencatatan data tertentu, bukan titik yang secara umum menciptakan TLC baru.

Data yang relevan bergantung pada ketentuan untuk peristiwa tersebut. Secara umum, pencatatan dapat mencakup informasi produk dan TLC, jumlah serta satuannya, lokasi yang terlibat, tanggal pengiriman, pihak penerima, dan referensi dokumen yang relevan.

Rincian persisnya perlu mengikuti ketentuan yang berlaku untuk kegiatan dan produk tersebut. Tidak tepat jika seluruh jenis data dari setiap CTE dianggap identik, karena kumpulan Key Data Elements (KDE) dapat berbeda menurut jenis peristiwanya.

Misalnya, sebuah distributor mengirim 40 karton selada dari gudangnya kepada pengecer. Catatan pengiriman harus memungkinkan pihak terkait memahami produk dan lot yang dikirim, jumlahnya, lokasi pengiriman, waktu kejadian, serta pihak yang menerima. TLC yang sudah ada diteruskan sebagai bagian dari informasi tersebut.

Jika distributor membuat nomor dokumen pengiriman baru, nomor itu tidak otomatis menjadi TLC baru. Nomor dokumen berfungsi mengidentifikasi transaksi atau dokumen tertentu, sementara TLC mengidentifikasi lot dalam catatan perusahaan yang menetapkannya.

Mengapa TLC Tidak Diganti pada Setiap Perpindahan?

Ada alasan mendasar mengapa kode lot tidak seharusnya berganti hanya karena produk berpindah tangan: ketertelusuran memerlukan hubungan yang konsisten antara barang dan riwayatnya.

Anggaplah sebuah lot melewati empat tahap: fasilitas pengemasan, distributor, gudang pengecer, dan toko. Jika setiap tahap membuat TLC baru tanpa mempertahankan hubungan yang memadai dengan kode sebelumnya, penelusur harus mencari hubungan antarkode untuk memahami bahwa semua catatan itu sebenarnya merujuk pada lot yang sama.

Pencatatan yang baik menghindari kerumitan yang tidak diperlukan. Ketika produk hanya dikirim dan diterima sebagai lot yang sama, kode yang sudah ada diteruskan. Setiap pelaku usaha tetap mencatat peristiwa yang menjadi tanggung jawabnya, tetapi tidak menciptakan identitas lot baru hanya karena barang berpindah lokasi.

Hal ini tidak berarti semua dokumen di sepanjang rantai pasok harus menggunakan satu nomor yang sama. Nomor pesanan, faktur, pengiriman, atau penerimaan dapat berbeda karena masing-masing memiliki fungsi sendiri. Yang perlu dijaga adalah hubungan yang benar antara TLC, produk, dan catatan peristiwa terkait.

Shipping Berbeda dari Transformation

Perbedaan paling penting terlihat ketika shipping dibandingkan dengan transformation.

Shipping berkaitan dengan pengiriman produk. Barang dapat berpindah dari satu fasilitas ke fasilitas lain tanpa mengalami proses yang mengubahnya menjadi lot output baru. Dalam pengiriman biasa, TLC yang sudah ada diteruskan.

Sebaliknya, transformation mencakup kegiatan seperti manufaktur, pemrosesan, pencampuran, pengemasan ulang, atau pelabelan ulang sesuai definisi yang relevan dalam aturan. Kegiatan tertentu tersebut dapat memicu pencatatan transformation dan penetapan TLC output baru.

Perhatikan dua contoh berikut.

Contoh pertama: pengiriman biasa. Distributor menerima satu lot tomat, menyimpannya, lalu mengirimkannya kepada pelanggan. Tidak ada pencampuran atau proses lain yang memenuhi definisi transformation. Peristiwa pengiriman dicatat dan TLC yang ada diteruskan.

Contoh kedua: pemrosesan produk. Fasilitas menggabungkan beberapa lot tomat untuk menghasilkan produk olahan. Jika kegiatan itu memenuhi definisi transformation, perusahaan perlu mencatat lot input dan output yang relevan serta hubungan di antara keduanya. Dalam keadaan ini, TLC output baru dapat diperlukan sesuai ketentuan yang berlaku.

Namun, jangan menarik kesimpulan hanya dari perubahan tampilan produk atau kemasan. Tidak setiap aktivitas di fasilitas otomatis merupakan transformation, dan tidak setiap perubahan kode dapat ditentukan hanya berdasarkan nama kegiatan. Proses sebenarnya dan definisi regulasi tetap menjadi dasar penilaian.

Bagaimana Jika Produk Dipindahkan ke Kemasan atau Pengiriman yang Berbeda?

Dalam praktik, satu lot dapat dibagi menjadi beberapa pengiriman. Misalnya, distributor memiliki 100 karton dengan TLC yang sama, kemudian mengirim 40 karton kepada pelanggan A dan 60 karton kepada pelanggan B.

Pembagian jumlah untuk memenuhi dua pesanan tidak otomatis berarti kedua pengiriman itu merupakan dua lot baru. Catatan pengiriman perlu menjelaskan jumlah yang dikirim kepada masing-masing penerima, sedangkan TLC tetap mengidentifikasi lot asal sesuai konteks pencatatannya.

Situasinya perlu dinilai berbeda jika produk menjalani kegiatan lain, seperti pencampuran atau pengemasan ulang. Dalam kondisi tersebut, perusahaan harus memeriksa apakah kegiatan yang dilakukan termasuk transformation dan apa konsekuensinya terhadap pencatatan TLC.

Penting juga untuk tidak menyamakan pemecahan pengiriman dengan pemecahan lot. Sebuah perusahaan dapat membagi satu lot ke dalam beberapa transaksi atau kendaraan pengiriman tanpa harus menganggap setiap transaksi sebagai lot baru. Yang menentukan bukan banyaknya pengiriman, melainkan identitas produk dan kegiatan yang benar-benar berlangsung.

Ketertelusuran Tetap Membutuhkan Catatan yang Terhubung

Mempertahankan TLC selama pengiriman bukan berarti pencatatan menjadi lebih sederhana sampai perusahaan boleh mengabaikan detail lain. Justru, kode yang sama hanya berguna jika catatan pengiriman dan penerimaan menghubungkan produk dengan lokasi, jumlah, waktu, serta pihak yang terlibat secara tepat.

Jika terjadi keluhan atau dugaan masalah keamanan pangan, informasi tersebut membantu perusahaan mengidentifikasi pengiriman mana yang melibatkan lot terkait dan siapa yang menerima produk. Penelusuran kemudian dapat bergerak ke arah asal lot maupun ke arah distribusi berikutnya, sepanjang catatan yang diperlukan tersedia.

Hubungan itu juga membantu membedakan lot yang benar-benar terlibat dari lot lain yang kebetulan melewati jalur distribusi serupa. Namun, keterhubungan catatan tidak dengan sendirinya membuktikan bahwa suatu lot terkontaminasi. Catatan ketertelusuran menunjukkan hubungan dan riwayat yang perlu diperiksa; penilaian keamanan pangan membutuhkan bukti yang sesuai.

Identitas Lot Diteruskan, Peristiwa Tetap Dicatat

Shipping tidak otomatis menghasilkan TLC baru karena pengiriman pada dasarnya mencatat perpindahan produk, bukan selalu pembentukan lot baru. Kode yang sudah ada diteruskan, sementara data pengiriman dan penerimaan menambahkan informasi mengenai perjalanan produk dalam rantai pasok.

Sebaliknya, ketika produk menjalani kegiatan yang memenuhi definisi transformation, perusahaan perlu menilai kewajiban pencatatan dan penetapan TLC output berdasarkan ketentuan yang berlaku. Itulah sebabnya shipping dan transformation tidak boleh diperlakukan sebagai dua nama untuk proses yang sama.

Prinsip akhirnya sederhana: perpindahan barang tidak sama dengan perubahan lot. Ketertelusuran yang baik menjaga identitas lot tetap konsisten, mencatat setiap peristiwa yang relevan, dan memastikan hubungan antardata tetap dapat digunakan ketika produk harus ditelusuri kembali.