Receiving Tidak Selalu Membuat Kode Baru

Receiving adalah tahap ketika perusahaan menerima produk dari pemasok. Dalam rantai pasok pangan, peristiwa ini penting karena menjadi titik pencatatan perpindahan produk dari satu pihak ke pihak lain. Namun, ada satu hal yang perlu dipahami sejak awal: penerimaan barang tidak otomatis berarti penetapan Traceability Lot Code (TLC) baru.

Dalam kerangka Food Traceability Rule dari U.S. Food and Drug Administration (FDA), pencatatan penerimaan atau receiving perlu dibedakan dari penetapan identitas lot. Perusahaan dapat menerima produk, mencatat data yang diwajibkan, lalu meneruskan TLC yang sudah diberikan pada tahap sebelumnya.

Meski demikian, ada pengecualian yang penting. Ketika perusahaan menerima pangan yang termasuk dalam Food Traceability List dari pihak yang tidak tercakup oleh Subpart S, penerima pada umumnya harus menetapkan TLC apabila produk tersebut belum memilikinya. Ketentuan ini memiliki pengecualian bagi retail food establishment dan restoran.

Dengan demikian, pertanyaan utamanya bukan sekadar apakah produk sedang diterima, melainkan apakah produk sudah memiliki TLC dan apakah kondisi penerimaannya termasuk dalam pengecualian yang diatur.

Mengapa Penerimaan Biasa Tidak Mengubah TLC?

Bayangkan sebuah perusahaan distribusi menerima satu lot selada dari pemasok yang telah menetapkan TLC. Ketika produk tiba, perusahaan memeriksa barang, mencatat jumlah yang diterima, mengidentifikasi pemasok, dan merekam informasi lain yang relevan untuk peristiwa penerimaan.

Dalam situasi biasa, perusahaan tidak perlu membuat TLC baru hanya karena produk berpindah tangan. Kode yang sudah ada tetap digunakan untuk menghubungkan produk dengan catatan pada tahap sebelumnya.

Prinsip ini menjaga kesinambungan informasi. Jika setiap perusahaan selalu mengganti TLC saat menerima barang, hubungan antara lot yang dikirim dan lot yang diterima akan menjadi lebih sulit ditelusuri. Sistem justru berisiko menciptakan identitas baru tanpa alasan yang berkaitan dengan pembentukan lot.

Karena itu, receiving berfungsi sebagai titik pencatatan peristiwa, bukan sebagai perintah universal untuk mengganti kode.

Hal ini juga menjelaskan mengapa data penerimaan tetap penting meskipun TLC tidak berubah. Catatan tersebut menghubungkan produk yang datang dengan pihak pengirim, waktu penerimaan, lokasi, jumlah, serta dokumen referensi yang relevan. Kode lot dan catatan peristiwa menjalankan fungsi yang berbeda, tetapi saling melengkapi.

Pengecualian: Produk Datang dari Pihak di Luar Cakupan Aturan

Situasinya berbeda ketika perusahaan menerima pangan yang termasuk dalam Food Traceability List dari seseorang atau perusahaan yang tidak tercakup oleh Subpart S.

Menurut ketentuan penerimaan dalam 21 CFR § 1.1345(b), penerima harus menetapkan TLC apabila produk belum memiliki kode tersebut. Pengecualian ini tidak berlaku bagi retail food establishment dan restoran.

Mengapa aturan ini diperlukan? Produk yang berasal dari pihak di luar cakupan aturan mungkin belum memiliki TLC yang dapat diteruskan ke tahap berikutnya. Tanpa penetapan kode oleh penerima pertama yang tercakup, catatan rantai pasok berisiko kehilangan titik penghubung antara produk yang diterima dan aktivitas selanjutnya.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan pengolahan menerima produk pangan yang termasuk dalam daftar ketertelusuran dari pemasok yang tidak tercakup oleh Subpart S. Jika produk itu belum mempunyai TLC, perusahaan penerima perlu menetapkan kode sesuai ketentuan yang berlaku. Kode tersebut kemudian menjadi identitas lot dalam catatan perusahaan penerima untuk mendukung pencatatan dan penelusuran berikutnya.

Namun, jangan menyederhanakan pengecualian ini menjadi anggapan bahwa semua produk dari petani harus diberi kode baru. Status pemasok dan kondisi penerimaan perlu dinilai berdasarkan ketentuan yang berlaku. Sebuah usaha tani tidak otomatis berada di luar cakupan aturan dalam setiap keadaan.

TLC Source Juga Perlu Diperhatikan

Ketika penerima menetapkan TLC berdasarkan pengecualian tersebut, lokasi penerimaan menjadi TLC source untuk kode yang ditetapkan. Informasi ini penting karena TLC tidak harus unik secara universal di seluruh rantai pasok.

Sebuah kode dapat digunakan untuk mengidentifikasi lot dalam catatan perusahaan yang menetapkannya. Oleh sebab itu, pihak yang menelusuri produk tidak cukup hanya mengetahui rangkaian karakter TLC; mereka juga memerlukan konteks tentang pihak atau lokasi yang menetapkan kode tersebut.

Di sinilah TLC dan TLC source perlu dibedakan. TLC adalah kode lotnya, sedangkan TLC source mengidentifikasi lokasi tempat kode itu ditetapkan. Keduanya berkaitan, tetapi bukan informasi yang sama.

Dalam penerimaan biasa, perusahaan umumnya meneruskan TLC yang telah diberikan sebelumnya beserta informasi sumber yang relevan. Sebaliknya, jika perusahaan harus menetapkan kode baru karena menerima produk dari pihak di luar cakupan aturan dan produk belum memiliki TLC, perusahaan tersebut menjadi sumber penetapan kode itu.

Pembedaan ini membantu mencegah kekeliruan ketika kode yang tampak sama ditemukan dalam catatan dari perusahaan yang berbeda.

Data Penerimaan Tetap Harus Dicatat

Menetapkan atau meneruskan TLC hanyalah satu bagian dari proses. Perusahaan juga perlu mencatat key data elements(KDE) yang diwajibkan untuk peristiwa penerimaan sesuai ketentuan yang berlaku.

KDE merupakan elemen data yang menjelaskan suatu peristiwa ketertelusuran. Data yang relevan dapat mencakup TLC, deskripsi produk, jumlah dan satuan, lokasi penerimaan, tanggal penerimaan, sumber langsung produk, serta informasi dokumen referensi yang diwajibkan.

Rincian yang harus dicatat bergantung pada persyaratan untuk peristiwa tersebut. Karena itu, perusahaan tidak seharusnya menganggap satu daftar data yang sama berlaku tanpa perubahan untuk semua peristiwa dalam rantai pasok.

Perusahaan juga perlu memastikan bahwa catatan penerimaan dapat dihubungkan dengan dokumen dan catatan dari tahap sebelumnya. Jika produk datang dari pemasok yang berada di luar cakupan aturan, penetapan TLC baru tidak menghilangkan kebutuhan untuk mencatat informasi penerimaan yang relevan.

Dengan kata lain, kode baru bukan pengganti catatan asal produk. Kode dan data peristiwa harus bekerja bersama agar penelusuran tetap dapat dilakukan.

Membedakan Tiga Situasi Penerimaan

Untuk menghindari kekeliruan, ada tiga situasi yang perlu dibedakan.

Pertama, penerimaan biasa dengan TLC yang sudah tersedia. Perusahaan mencatat peristiwa penerimaan dan meneruskan kode yang ada tanpa membuat TLC baru hanya karena produk berpindah tangan.

Kedua, penerimaan dari pihak di luar cakupan Subpart S ketika TLC belum tersedia. Untuk pangan yang tercakup dalam aturan, penerima harus menetapkan TLC sesuai ketentuan, kecuali penerima termasuk dalam pengecualian untuk retail food establishment atau restoran.

Ketiga, penerimaan yang kemudian diikuti aktivitas lain yang mengubah lot. Jika setelah penerimaan produk menjalani aktivitas yang memenuhi definisi transformation, penetapan TLC baru mungkin diperlukan untuk lot keluaran sesuai ketentuan. Namun, perubahan tersebut berkaitan dengan aktivitas berikutnya, bukan semata-mata karena barang telah diterima.

Pembedaan ini membantu perusahaan menentukan kapan kode diteruskan dan kapan identitas lot baru perlu dibuat.

Menjaga Kesinambungan Identitas Lot

Receiving memperlihatkan bahwa ketertelusuran tidak hanya bergantung pada kode yang tercantum pada produk. Sistem juga membutuhkan catatan yang menjelaskan kapan produk diterima, dari siapa produk berasal, di mana penerimaan terjadi, dan bagaimana lot tersebut terhubung dengan catatan sebelumnya.

Dalam kondisi biasa, TLC diteruskan tanpa perubahan. Dalam pengecualian tertentu, penerima pertama yang tercakup oleh aturan menetapkan TLC ketika produk belum memilikinya. Setelah itu, kode dan catatan yang relevan menjadi bagian dari rangkaian informasi yang dapat digunakan pada tahap selanjutnya.

Bagi perusahaan, langkah praktisnya adalah memeriksa apakah produk termasuk dalam Food Traceability List, menilai kondisi pemasok dan penerimaan, memastikan ketersediaan TLC, serta mencatat KDE yang diwajibkan. Jika kode baru ditetapkan, informasi tentang TLC source juga harus diperhatikan.

Dengan memahami perbedaan tersebut, perusahaan dapat menghindari dua kesalahan yang berlawanan: membuat TLC baru pada setiap penerimaan, atau meneruskan produk tanpa TLC ketika aturan justru mengharuskan penerima menetapkannya.