Due Diligence Statement (DDS) adalah deklarasi elektronik yang disampaikan melalui EUDR Information System untuk mendokumentasikan pelaksanaan due diligence terhadap produk yang tercakup dalam regulasi. DDS diajukan sebelum produk relevan ditempatkan di pasar Uni Eropa atau diekspor. Sistem informasi kemudian memberikan nomor referensi dan nomor verifikasi yang berkaitan dengan deklarasi tersebut.

Dari namanya, DDS mungkin terdengar seperti sertifikat yang menyertai suatu komoditas. Namun, pemahaman tersebut perlu diluruskan sejak awal. DDS bukan sertifikat umum yang menyatakan bahwa sebuah produk memenuhi seluruh standar keberlanjutan, dan bukan pula dokumen yang berdiri terpisah dari proses due diligence.

DDS merupakan hasil dokumentasi dari proses yang telah dilakukan operator: mengumpulkan informasi, menilai risiko, dan melakukan mitigasi apabila diperlukan. Karena itu, untuk memahami fungsi DDS, kita perlu melihat terlebih dahulu hubungan antara deklarasi tersebut dan kewajiban kepatuhan EUDR.

Apa Itu Due Diligence Statement?

Dalam sistem EUDR, DDS mendokumentasikan proses due diligence yang berkaitan dengan produk relevan. Operator harus mengajukannya sebelum menempatkan produk di pasar Uni Eropa atau mengekspornya.

Deklarasi ini memiliki fungsi administratif sekaligus informasional. Ia menghubungkan informasi produk, identitas operator, asal produksi, dan pernyataan kepatuhan dalam satu pengajuan elektronik yang dikelola melalui sistem informasi Komisi Eropa.

Namun, pengajuan DDS tidak boleh dipahami sebagai tindakan yang secara otomatis membuat produk patuh. Operator tetap bertanggung jawab atas proses due diligence yang mendasari deklarasi tersebut. Informasi yang disampaikan harus berkaitan dengan produk yang dinyatakan dan memenuhi ketentuan yang berlaku.

DDS bukan sertifikat dan bukan izin universal

Perbedaan istilah menjadi penting dalam pembahasan EUDR.

DDS adalah deklarasi due diligence, bukan sertifikat yang diterbitkan lembaga sertifikasi untuk menyatakan seluruh karakteristik suatu komoditas. Nomor referensi DDS juga bukan izin umum yang berlaku untuk semua produk atau seluruh kegiatan perusahaan.

Sebuah DDS berkaitan dengan deklarasi tertentu dan informasi yang tercantum di dalamnya. Karena itu, nomor referensi harus dipahami dalam konteks produk, kegiatan komersial, dan rantai pasok yang terkait dengan deklarasi tersebut.

Informasi Apa Saja yang Dimuat dalam DDS?

Struktur DDS dalam EUDR Information System mencakup beberapa kelompok informasi. Rincian teknis dapat berubah mengikuti versi sistem dan ketentuan implementasi, sehingga formulir aktual perlu diperiksa berdasarkan dokumentasi terbaru. Namun, komponen dasarnya mencakup identitas operator, aktivitas komersial, produk, komoditas, negara produksi, dan geolokasi.

Identitas operator dan kegiatan komersial

DDS memuat informasi mengenai operator yang mengajukan deklarasi, termasuk nama operator dan informasi identifikasi yang relevan. Sistem juga membedakan jenis aktivitas komersial, seperti:

• DOMESTIC: penempatan produk di pasar.
• IMPORT: pelepasan untuk peredaran bebas melalui impor.
• EXPORT: ekspor produk.

Jenis aktivitas tersebut membantu menjelaskan konteks kegiatan yang dinyatakan dalam DDS.

Informasi produk dan komoditas

Deklarasi memuat informasi mengenai komoditas dan produk relevan yang dinyatakan. Dalam struktur teknis sistem, data dapat mencakup deskripsi barang, ukuran atau kuantitas, serta kode komoditas berdasarkan sistem Harmonized System (HS code). Untuk aktivitas impor dan ekspor, berat bersih dalam kilogram menjadi bagian dari data yang dipersyaratkan dalam struktur DDS.

Informasi ini penting karena EUDR tidak berlaku secara umum terhadap semua barang. Penilaian perlu berkaitan dengan komoditas dan produk yang termasuk dalam ruang lingkup regulasi.

Negara produksi dan geolokasi

DDS juga memuat informasi mengenai negara produksi dan lokasi plot tempat komoditas dihasilkan. Geolokasi merupakan bagian penting karena status bebas deforestasi perlu dikaitkan dengan lahan produksi tertentu, bukan hanya nama negara atau pemasok.

Dengan demikian, DDS tidak sekadar mencatat ke mana barang dikirim. Deklarasi ini juga menghubungkan produk yang dinyatakan dengan informasi mengenai asal produksinya.

Referensi deklarasi sebelumnya

Sistem memungkinkan pengajuan DDS tertentu untuk merujuk pada DDS atau deklarasi sederhana yang telah diajukan sebelumnya. Fungsi ini mendukung hubungan informasi antardeklarasi dalam rantai pasok. Referensi tersebut tetap mengikuti aturan sistem, termasuk ketentuan mengenai status deklarasi yang dirujuk.

Siapa yang Mengajukan DDS?

Pihak yang mengajukan DDS adalah operator, atau perwakilan resmi operator yang berwenang, sesuai dengan peran yang tersedia dalam sistem. Dokumentasi teknis EUDR Information System menjelaskan bahwa pengajuan dilakukan oleh operator atau authorised representative sebelum produk ditempatkan di pasar Uni Eropa atau diekspor.

Perubahan aturan juga perlu diperhatikan ketika membahas pelaku hilir. Dalam versi sistem V3, peran trader tidak lagi digunakan untuk mengajukan DDS, sejalan dengan perubahan kewajiban yang menempatkan tanggung jawab deklarasi pada operator yang relevan. Trader dan pelaku hilir tetap memiliki kewajiban informasi dan pencatatan sesuai ketentuan yang berlaku, tetapi tidak boleh disamakan begitu saja dengan operator yang mengajukan deklarasi.

Karena pembagian peran dapat bergantung pada posisi pelaku dalam transaksi dan jenis produk, identifikasi pihak yang wajib mengajukan perlu dilakukan berdasarkan ketentuan terbaru, bukan hanya berdasarkan posisi perusahaan sebagai eksportir, importir, atau pedagang.

Bagaimana Proses Pengajuan DDS Berlangsung?

Pengajuan DDS dilakukan melalui EUDR Information System, sistem yang dibentuk dan dikelola Komisi Eropa berdasarkan Pasal 33 Regulation (EU) 2023/1115. Sistem ini digunakan untuk pengajuan dan pengelolaan DDS serta deklarasi sederhana, sekaligus mendukung akses bagi otoritas yang berwenang.

Secara umum, alurnya dapat dipahami melalui beberapa tahap.

1. Operator menyiapkan informasi dan menyelesaikan due diligence

Sebelum deklarasi diajukan, operator harus mengumpulkan informasi yang diperlukan, melakukan penilaian risiko, dan menjalankan mitigasi apabila risiko masih lebih dari dapat diabaikan. DDS tidak menggantikan proses tersebut, melainkan mendokumentasikannya.

2. Operator atau perwakilan resmi mengirimkan deklarasi

Data DDS dimasukkan ke sistem dan diajukan oleh pihak yang memiliki peran sesuai. Pengajuan harus dilakukan sebelum penempatan produk di pasar atau ekspor, bukan setelah kegiatan tersebut selesai.

3. Sistem melakukan pemrosesan dan pemberian identitas deklarasi

Setelah pengajuan, sistem memberikan identitas deklarasi, termasuk nomor referensi dan nomor verifikasi untuk DDS. Dokumentasi implementasi menyatakan bahwa nomor tersebut diberikan setelah proses risk profiling selesai, meskipun otoritas berwenang dapat menunda ketersediaannya dalam kondisi tertentu untuk melakukan pemeriksaan kepatuhan.

Urutan ini menunjukkan bahwa pengajuan DDS dan penerbitan nomor referensi bukanlah dua kegiatan yang sepenuhnya terpisah. Nomor tersebut dihasilkan melalui sistem informasi setelah deklarasi diproses sesuai mekanisme yang berlaku.

Apa Fungsi Nomor Referensi DDS?

Nomor referensi DDS merupakan pengenal unik yang diberikan oleh EUDR Information System kepada deklarasi yang diajukan. Nomor tersebut membantu menghubungkan deklarasi dengan informasi yang dikelola dalam sistem dan dapat digunakan dalam komunikasi serta proses rantai pasok yang relevan.

Untuk produk yang diimpor ke Uni Eropa, nomor referensi DDS atau pengenal deklarasi sederhana perlu tersedia bagi otoritas bea cukai. Komisi Eropa menjelaskan bahwa pihak yang mengajukan deklarasi pabean harus mencantumkan referensi yang sesuai, sehingga due diligence dan pengajuan deklarasi harus diselesaikan sebelum deklarasi pabean diajukan.

Nomor referensi tidak sama dengan nomor verifikasi

Sistem juga memberikan verification number atau nomor verifikasi yang berfungsi sebagai nomor keamanan tambahan. Nomor referensi dan nomor verifikasi memiliki fungsi berbeda, sehingga keduanya tidak sebaiknya dipertukarkan.

Pembedaan ini penting ketika pelaku usaha mengembangkan prosedur pencatatan atau mengintegrasikan sistem internal dengan EUDR Information System. Data yang disimpan harus mengikuti identitas dan struktur yang digunakan oleh sistem resmi.

Apa yang Perlu Dipahami tentang Status DDS?

Pengajuan deklarasi tidak berarti bahwa semua persoalan kepatuhan telah selesai untuk selamanya. EUDR Information System memiliki status siklus hidup deklarasi, termasuk status seperti SUBMITTED, AVAILABLE, REJECTED, WITHDRAWN, dan ARCHIVED. Status tersebut digunakan untuk menggambarkan keadaan DDS dalam sistem.

Karena itu, pelaku usaha perlu membedakan antara:

• Deklarasi yang telah dikirimkan.
• Deklarasi yang tersedia dalam sistem.
• Deklarasi yang ditolak.
• Deklarasi yang ditarik atau tidak lagi berlaku dalam konteks status sistem.

Detail konsekuensi setiap status perlu dibaca berdasarkan aturan sistem dan ketentuan regulasi yang berlaku. Tidak tepat jika semua pengajuan langsung dianggap sebagai bukti final tanpa memperhatikan status dan proses yang menyertainya.

Penutup: DDS sebagai Bagian dari Sistem Kepatuhan

Due Diligence Statement atau DDS merupakan deklarasi elektronik yang mendokumentasikan pelaksanaan due diligence EUDR. Deklarasi ini memuat informasi yang berkaitan dengan operator, kegiatan komersial, produk, komoditas, negara produksi, serta geolokasi dan data pendukung yang relevan.

Pengajuan dilakukan melalui EUDR Information System oleh operator atau perwakilan resmi yang berwenang, sebelum produk relevan ditempatkan di pasar Uni Eropa atau diekspor. Setelah diproses, sistem memberikan nomor referensi dan nomor verifikasi yang membantu mengidentifikasi deklarasi tersebut.

Namun, DDS bukan pengganti proses due diligence. Deklarasi hanya dapat dipahami secara tepat apabila dihubungkan dengan informasi yang dikumpulkan, penilaian risiko, dan mitigasi yang dilakukan ketika diperlukan.

Dari sudut pandang rantai pasok, DDS berfungsi sebagai penghubung antara proses kepatuhan dan sistem informasi perdagangan. Nomor referensi yang dihasilkan bukan sekadar kode administratif, melainkan bagian dari informasi yang dapat digunakan dalam proses selanjutnya, termasuk prosedur kepabeanan untuk produk yang diimpor ke Uni Eropa.

Memahami DDS berarti memahami bahwa kepatuhan EUDR tidak berhenti pada sebuah dokumen elektronik. Deklarasi tersebut merupakan bagian dari sistem yang menghubungkan informasi produk, tanggung jawab operator, pemeriksaan risiko, dan akses pasar.

Sumber dan Referensi

1. EUDR Information System — Operator API Reference: Due Diligence Statement V3. Dokumentasi teknis mengenai pengajuan DDS, isi deklarasi, peran operator, identitas deklarasi, dan nomor referensi.
2. EUDR Information System — FAQ. Penjelasan mengenai definisi DDS, sistem informasi, nomor referensi, dan nomor verifikasi.
3. Commission Implementing Regulation (EU) 2024/3084, consolidated text. Ketentuan mengenai penggunaan sistem informasi dan pemberian nomor referensi, pengenal deklarasi, serta nomor verifikasi.
4. EUDR Information System — V2 to V3 Field Mapping. Penjelasan perubahan struktur sistem, termasuk penghapusan peran trader dalam pengajuan DDS dan perubahan jenis aktivitas.
5. European Commission — Understand Due Diligence. Penjelasan mengenai pengajuan deklarasi sebelum impor dan kewajiban menyediakan nomor referensi kepada otoritas bea cukai.
6. European Commission — EUDR Guidance, 2025. Informasi mengenai hubungan referensi DDS, pelaku hilir, dan akses informasi dalam rantai pasok.