Chain of custody compliance bukan sekadar persoalan bagaimana sebuah perusahaan menampilkan klaim keberlanjutan pada produknya. Dalam konteks EUDR, cara material bergerak, dipisahkan, dicampur, dicatat, dan ditelusuri sepanjang rantai pasok dapat menentukan apakah informasi yang dibutuhkan untuk due diligence masih dapat dibuktikan.

Di sinilah chain of custody (CoC) menjadi lebih dari sekadar istilah dalam sertifikasi atau branding.

ISO 22095:2020 menempatkan chain of custody sebagai kerangka untuk merancang dan mengelola bagaimana suatu karakteristik atau klaim material dipertahankan sepanjang rantai pasok. Namun, ISO juga menegaskan bahwa keberadaan sistem chain of custody saja tidak otomatis membuktikan karakteristik atau kondisi produksi suatu material.

Dalam EUDR, perbedaan ini menjadi penting karena kewajiban kepatuhan memiliki persyaratan tersendiri.

Chain of Custody Bukan Kepatuhan EUDR

Fungsi dasar chain of custody

Chain of custody pada dasarnya menjawab pertanyaan:

Bagaimana suatu material dapat dikenali dan dikendalikan ketika berpindah dari satu pelaku ke pelaku berikutnya?

Jawabannya bergantung pada model yang digunakan.

Dalam ISO 22095:2020 terdapat lima model utama: Identity Preserved, Segregation, Controlled Blending, Mass Balance, dan Book and Claim. Masing-masing memiliki cara berbeda dalam mempertahankan hubungan antara material, karakteristik yang diklaim, dan sumbernya.

Yang dipertahankan bukan selalu identitas plot

Hal yang sering menimbulkan kekeliruan adalah anggapan bahwa semua chain of custody mempunyai tingkat ketertelusuran yang sama.

Tidak demikian.

Identity Preserved dapat mempertahankan hubungan dengan satu sumber yang dapat diidentifikasi. Segregation masih memungkinkan material dari beberapa sumber yang memenuhi persyaratan digabungkan, tetapi tetap dipisahkan dari material yang tidak memenuhi persyaratan.

Sebaliknya, Mass Balance bekerja dengan rekonsiliasi volume dalam sistem tertentu, sedangkan Book and Claim bahkan memisahkan atribut yang diklaim dari material fisiknya.

Dengan demikian, label chain of custody belum menjelaskan sampai sejauh mana asal material dapat ditelusuri.

Mengapa hal tersebut penting bagi EUDR?

EUDR mempunyai kebutuhan informasi yang jauh lebih spesifik.

Operator harus mengumpulkan informasi, dokumen, dan data yang menunjukkan bahwa produk memenuhi persyaratan regulasi. Salah satunya adalah geolokasi seluruh plot lahan tempat komoditas yang terkandung dalam produk diproduksi. EUDR juga meminta informasi yang dapat diverifikasi mengenai status bebas deforestasi dan kepatuhan terhadap peraturan yang relevan di negara produksi.

Artinya, sistem rantai pasok harus mampu menghasilkan informasi yang relevan dengan kewajiban tersebut.

Di sinilah pilihan model CoC mulai berkaitan dengan compliance.

Model Rantai Pasok Memengaruhi Kemampuan Pembuktian

Dari material menuju informasi

Bayangkan sebuah perusahaan membeli kopi dari beberapa sumber.

Jika material dari setiap sumber tetap dapat dipisahkan dan informasi asalnya dipertahankan, perusahaan memiliki dasar yang lebih jelas untuk menghubungkan material dengan sumber produksi.

Namun, semakin jauh material bercampur tanpa mekanisme yang mempertahankan identitas atau memisahkan material yang memenuhi persyaratan dari yang tidak diketahui statusnya, semakin sulit membuktikan asal material tertentu.

Masalahnya bukan sekadar “bisa dilacak atau tidak”

Istilah traceability sering dipahami terlalu sederhana.

Yang penting dalam konteks EUDR bukan hanya apakah sebuah perusahaan dapat menunjuk ke pemasok sebelumnya. Pertanyaannya adalah apakah informasi tersebut dapat ditelusuri sampai pada tingkat yang dibutuhkan regulasi.

EUDR secara eksplisit membutuhkan geolokasi seluruh plot yang menghasilkan komoditas dalam produk.

Jadi, sebuah sistem dapat mempunyai dokumentasi rantai pasok yang sangat rapi, tetapi belum tentu dokumentasi tersebut cukup untuk memenuhi kebutuhan EUDR.

Ketika material bercampur

Pencampuran merupakan salah satu titik paling penting.

Segregation memungkinkan material yang memenuhi persyaratan dari beberapa sumber untuk dicampurkan, selama material tersebut tetap dipisahkan dari material yang tidak memenuhi persyaratan.

Mass Balance mempunyai mekanisme berbeda. Material dengan karakteristik berbeda dapat bercampur secara fisik dan kemudian direkonsiliasi berdasarkan volume.

Dalam konteks EUDR, persoalan muncul ketika pencampuran melibatkan material yang asal atau status kepatuhannya tidak dapat dibuktikan.

Panduan Komisi Eropa secara khusus menyebut kemungkinan tercampurnya material yang diketahui asalnya dengan material yang tidak diketahui asalnya sebagai hal yang tidak dapat diterima dalam konteks EUDR. Panduan tersebut juga menjelaskan bahwa produk dengan sertifikasi CoC belum otomatis memenuhi EUDR apabila masih terdapat material yang status kepatuhannya belum dapat dibuktikan.

Sertifikasi Tidak Sama dengan Kepatuhan

Apa yang dapat diberikan sertifikasi?

Sertifikasi atau verifikasi pihak ketiga dapat menjadi informasi yang berguna dalam proses penilaian risiko.

Misalnya, sertifikasi dapat memberikan informasi mengenai bagaimana suatu pemasok diaudit, bagaimana material dikendalikan, atau bagaimana sebuah sistem chain of custody diterapkan.

Namun, sertifikasi tetap merupakan bagian dari informasi yang harus dinilai.

Sertifikat tidak menggantikan due diligence

EUDR tetap menempatkan kewajiban due diligence pada operator.

Proses tersebut mencakup pengumpulan informasi, penilaian risiko, dan mitigasi risiko sebelum produk ditempatkan di pasar atau diekspor.

Karena itu, keberadaan logo sertifikasi tidak mengubah struktur dasar kewajiban tersebut.

Sebuah perusahaan tidak dapat berhenti pada kesimpulan:

“Produk ini bersertifikat, berarti otomatis memenuhi EUDR.”

Pertanyaan yang lebih tepat adalah:

“Informasi apa yang diberikan sertifikasi ini, dan apakah informasi tersebut cukup untuk mendukung penilaian terhadap seluruh persyaratan EUDR?”

Perbedaannya terlihat kecil, tetapi secara compliance sangat mendasar.

Mengapa Nama Model Tidak Cukup?

Satu istilah dapat digunakan dalam konteks yang berbeda

Nama model CoC memberikan kerangka umum, tetapi implementasi konkret tetap harus diperiksa.

ISO 22095:2020 sendiri menjelaskan bahwa standar tersebut menyediakan kerangka umum dan tidak dimaksudkan, dengan sendirinya, untuk membuktikan klaim mengenai karakteristik material atau produk.

Karena itu, perusahaan tidak seharusnya menilai kompatibilitas EUDR hanya berdasarkan label:

• “Segregated”
• “Certified”
• “Mass Balance”
• “Traceable”
• “Sustainable”
• atau istilah sejenis.

Yang harus diperiksa adalah mekanismenya

Pertanyaan yang lebih berguna antara lain:

1. Dari mana material berasal?
2. Apakah asal material dapat dibuktikan?
3. Apakah informasi geolokasi tersedia untuk seluruh plot yang relevan?
4. Apakah material yang tidak memenuhi persyaratan dapat masuk ke dalam aliran produk?
5. Bagaimana pencampuran dikendalikan?
6. Informasi apa yang dipertahankan ketika material berpindah ke pelaku berikutnya?
7. Apakah bukti tersebut cukup untuk kebutuhan due diligence EUDR?

Dengan cara ini, penilaian berpindah dari nama model menuju kemampuan nyata sistem dalam menghasilkan bukti.

Chain of Custody sebagai Infrastruktur Kepatuhan

Bukan sertifikat yang “membuka pasar”

Dalam pembahasan sebelumnya, chain of custody dapat dilihat sebagai mekanisme yang mengatur perjalanan material.

Dalam konteks EUDR, mekanisme tersebut menjadi bagian dari infrastruktur informasi yang membantu perusahaan mempertahankan hubungan antara material dan bukti yang menyertainya.

EUDR sendiri tidak sekadar meminta perusahaan mengetahui siapa pemasoknya. Informasi yang dikumpulkan harus dapat menunjukkan bahwa produk memenuhi persyaratan regulasi, termasuk asal produksi, geolokasi, status bebas deforestasi, dan legalitas produksi.

Karena itu, chain of custody yang buruk bukan hanya persoalan administrasi.

Ketika sistem tidak mampu mempertahankan bukti

Bayangkan sebuah produk akhir dibuat dari material yang berasal dari banyak sumber.

Pada awal rantai pasok, seluruh sumber sebenarnya memiliki data geolokasi. Tetapi kemudian material tersebut bercampur dengan material lain yang tidak diketahui asalnya, tanpa mekanisme yang dapat membedakan bagian-bagian tersebut.

Secara fisik, produknya mungkin tetap dapat diproses dan dijual.

Namun, dari sudut pandang pembuktian, pertanyaan berubah menjadi lebih sulit:

Dari plot mana sebenarnya material yang berada di dalam produk tersebut berasal?

Jika sistem tidak mampu menjawabnya dengan bukti yang diperlukan, persoalannya bukan lagi soal tampilan sertifikat atau kualitas branding.

Persoalannya adalah kemampuan sistem untuk memenuhi kebutuhan due diligence.

Kepatuhan Dimulai dari Kesesuaian Sistem

Memilih model berarti memilih cara mengendalikan material

Pilihan chain of custody pada akhirnya adalah pilihan mengenai bagaimana material dikendalikan dan bagaimana informasi mengikutinya.

Identity Preserved memberikan hubungan paling langsung dengan satu sumber. Segregation mempertahankan kelompok sumber yang memenuhi persyaratan. Model lain menggunakan mekanisme pencampuran atau pemisahan atribut dengan tingkat hubungan fisik yang berbeda.

Tidak ada alasan untuk menyimpulkan bahwa sebuah nama model secara otomatis berarti “patuh EUDR” atau “tidak patuh EUDR”.

Yang harus diperiksa adalah apakah penerapannya mampu memenuhi persyaratan regulasi yang relevan.

Dari branding menuju pembuktian

Inilah alasan chain of custody perlu dilihat lebih serius.

Dalam pemasaran, CoC dapat menjadi dasar sebuah klaim mengenai asal atau karakteristik produk. Dalam compliance, pertanyaannya berbeda: apakah sistem tersebut mampu menghasilkan dan mempertahankan bukti yang dibutuhkan?

Perbedaan ini juga menjelaskan mengapa sertifikasi dan EUDR tidak boleh dipertukarkan sebagai istilah yang sama.

Sertifikasi dapat menjadi salah satu sumber informasi dalam penilaian. Chain of custody dapat menjadi mekanisme pengendalian aliran material. Tetapi kepatuhan EUDR tetap harus dinilai terhadap persyaratan EUDR itu sendiri.

Penutup

Chain of custody berkaitan dengan kepatuhan bukan karena setiap model CoC otomatis ditetapkan sebagai model yang “sesuai EUDR”, melainkan karena model tersebut menentukan bagaimana material dan informasi bergerak sepanjang rantai pasok.

Semakin penting persyaratan pembuktian mengenai asal material, semakin penting pula memahami apa yang terjadi ketika material dipisahkan, digabungkan, atau dicampurkan.

Karena itu, menilai chain of custody dalam konteks EUDR tidak cukup dengan membaca nama model atau melihat logo sertifikasi. Yang perlu ditelusuri adalah mekanismenya: material apa yang masuk, bagaimana material dikendalikan, informasi apa yang dipertahankan, dan apakah seluruh bukti yang dibutuhkan EUDR masih dapat diperoleh pada titik due diligence.

Di situlah chain of custody berhenti menjadi sekadar bahasa branding dan mulai menjadi bagian dari persoalan compliance.

Sumber

• ISO 22095:2020, Chain of custody — General terminology and models.
• Regulation (EU) 2023/1115 (EUDR), khususnya Article 8–9.
• European Commission, Guidance Document mengenai penerapan EUDR dan penggunaan certification/third-party verification.