Dalam CTE, sebuah peristiwa dalam rantai pasok tidak berdiri sendiri karena setiap peristiwa perlu dijelaskan melalui data yang relevan. Hubungan antara peristiwa dan data inilah yang menjadi dasar penting dalam memahami struktur traceability.

Dalam sistem traceability, istilah Critical Tracking Event (CTE) dan Key Data Element (KDE) sering muncul berdekatan. Keduanya memang saling berhubungan, tetapi bukan dua istilah untuk hal yang sama. CTE menunjukkan peristiwa apa yang terjadi, sedangkan KDE menjelaskan data apa yang dicatat mengenai peristiwa tersebut.

Perbedaan ini terlihat sederhana. Namun, jika keduanya dipahami sebagai dua jenis data yang setara, struktur traceability dapat digambarkan secara keliru.

Peristiwa sebagai titik pencatatan

CTE adalah peristiwa tertentu dalam rantai pasok yang harus dicatat untuk keperluan traceability. Dengan demikian, CTE bukan sekadar setiap aktivitas yang terjadi ketika produk berpindah dari satu tempat ke tempat lain.

Dalam kerangka FSMA 204, beberapa peristiwa yang termasuk CTE antara lain harvesting dan cooling dalam kondisi yang ditentukan, initial packing, first land-based receiving untuk makanan dari kapal penangkap ikan, shipping, receiving, dan transformation.

Artinya, sebuah rantai pasok tidak otomatis menjadi rangkaian CTE hanya karena terdapat banyak aktivitas di sepanjang perjalanan produk. Penyimpanan atau perpindahan internal, misalnya, tidak dapat begitu saja disebut sebagai CTE tanpa melihat ketentuan yang berlaku.

Karena itu, CTE lebih tepat dipahami sebagai titik peristiwa dalam struktur traceability.

Pada titik tersebut, perusahaan memiliki kewajiban pencatatan tertentu. Apa yang harus dicatat kemudian dijelaskan melalui KDE.

Data menjelaskan apa yang terjadi

Jika CTE adalah peristiwa, maka KDE merupakan data yang menjelaskan peristiwa tersebut.

KDE dapat dipahami sebagai field atau elemen informasi yang dicatat untuk suatu CTE. Oleh sebab itu, isi KDE tidak selalu sama pada setiap peristiwa. Data yang dibutuhkan untuk menggambarkan shipping dapat berbeda dari data yang diperlukan untuk transformation.

Beberapa jenis informasi dapat muncul berulang dalam pencatatan, seperti traceability lot code, deskripsi produk, jumlah dan satuan, lokasi peristiwa, sumber atau penerima terkait, tanggal peristiwa, serta jenis dan nomor dokumen referensi.

Namun, hal tersebut tidak berarti terdapat satu daftar KDE universal yang ditempelkan kepada semua peristiwa. Struktur datanya mengikuti jenis CTE yang sedang dicatat.

Dengan kata lain, CTE menentukan konteks peristiwa, sedangkan KDE mengisi informasi mengenai peristiwa tersebut.

Hubungan ini dapat dibayangkan seperti sebuah kartu catatan. Nama peristiwa menunjukkan apa yang sedang dicatat, sedangkan isi kartu memberikan informasi yang diperlukan untuk memahami peristiwa itu.

Satu peristiwa dapat memiliki banyak data

Hubungan antara event dan data menjadi lebih jelas apabila sebuah peristiwa tidak hanya memiliki satu informasi.

Misalnya, sebuah aktivitas shipping dapat membutuhkan beberapa informasi sekaligus. Catatan tersebut dapat mencakup produk yang dikirim, traceability lot code yang terkait, jumlah, lokasi, tanggal, pihak penerima, serta dokumen referensi.

Jadi, satu CTE dapat membawa sekumpulan KDE.

Sebaliknya, sebuah KDE tidak berdiri sebagai peristiwa tersendiri. Traceability lot code, misalnya, adalah salah satu elemen data yang dapat digunakan untuk menjelaskan suatu peristiwa. Kode tersebut tidak berubah menjadi CTE hanya karena dicatat dalam sistem.

Struktur ini penting karena traceability pada dasarnya bukan sekadar kumpulan istilah. Data perlu memiliki hubungan dengan peristiwa yang menjelaskan konteks kemunculannya.

Hubungan ini membentuk struktur data

Apabila hubungan antara CTE dan KDE digambarkan secara visual, bentuknya lebih tepat menyerupai event dengan payload data daripada daftar istilah yang sejajar.

Peristiwa dapat ditempatkan sebagai sebuah node dalam alur. Dari node tersebut, terdapat sekumpulan data yang menjelaskan apa yang terjadi. Dengan demikian, setiap titik dalam alur memiliki konteks pencatatannya sendiri.

Sebagai contoh sederhana:

Shipping → data shipping

Data shipping tersebut dapat berisi informasi mengenai produk, jumlah, lokasi, tanggal, pihak yang menerima, dan informasi lain yang dipersyaratkan untuk peristiwa tersebut.

Kemudian:

Receiving → data receiving

Data receiving memiliki konteks yang berbeda karena menjelaskan penerimaan produk. Walaupun beberapa informasi dapat berulang, keseluruhan KDE tidak harus identik dengan peristiwa sebelumnya.

Dengan struktur seperti ini, hubungan antarkejadian dapat dibaca secara lebih sistematis. Traceability tidak hanya menunjukkan bahwa sebuah produk pernah dikirim dan kemudian diterima, tetapi juga menyediakan data yang menjelaskan kedua peristiwa tersebut.

Mengapa pemisahan event dan data penting?

Pemisahan antara peristiwa dan data memiliki konsekuensi penting bagi cara kita memahami sistem traceability.

Pertama, tidak semua data merupakan peristiwa. Traceability lot code, jumlah, tanggal, atau lokasi merupakan informasi yang menjelaskan kejadian tertentu.

Kedua, tidak semua aktivitas otomatis menjadi CTE. Penentuan peristiwa mengikuti ketentuan yang berlaku, bukan sekadar keputusan untuk memasukkan semua aktivitas operasional ke dalam diagram.

Ketiga, KDE berbeda menurut jenis peristiwa. Karena itu, membuat satu kotak “KDE” yang sama untuk seluruh CTE dapat menghilangkan konteks yang sebenarnya diperlukan.

Selain itu, hubungan tersebut membantu ketika data perlu ditelusuri kembali. Jika suatu informasi ditemukan dalam catatan, informasi tersebut dapat dikaitkan dengan peristiwa yang menjadi konteksnya. Dari sana, catatan lain dapat dihubungkan menggunakan identifier atau referensi yang sesuai.

Dari peristiwa menuju traceability

Pada akhirnya, struktur CTE dan KDE dapat dipahami sebagai hubungan sederhana: peristiwa membutuhkan data untuk dijelaskan, sementara data memperoleh maknanya dari peristiwa yang dijelaskannya.

Struktur tersebut kemudian dapat dihubungkan dengan traceability lot code dan informasi lain dalam rantai pasok. Sebuah TLC dapat muncul dalam data pada beberapa peristiwa dan membantu menghubungkan catatan ketika produk bergerak dari satu tahap ke tahap berikutnya.

Karena itu, memahami hubungan antara CTE dan KDE merupakan dasar sebelum membahas struktur identifier yang lebih spesifik. Tanpa memahami perbedaan antara event dan data, pembahasan mengenai traceability lot code, transformation, maupun pertukaran data antarpihak akan lebih mudah tercampur.

Dalam artikel berikutnya, pembahasan dapat dilanjutkan pada traceability lot code, khususnya mengenai apa sebenarnya fungsi kode tersebut dan bagaimana keberadaannya menghubungkan catatan di sepanjang rantai pasok.