EUDR Information System adalah sistem digital yang digunakan untuk mendaftarkan pelaku usaha, mengajukan Due Diligence Statement (DDS), menghasilkan nomor referensi, serta menyediakan informasi yang dibutuhkan dalam pelaksanaan dan pemeriksaan EUDR. Sistem ini bukan sekadar tempat mengunggah dokumen, melainkan bagian dari mekanisme administrasi dan pengawasan yang menghubungkan pelaku usaha dengan otoritas yang berwenang.

Dalam sistem EUDR, informasi mengenai produk, negara produksi, geolokasi lahan, dan hasil due diligence menjadi data yang dapat ditelusuri kembali ketika diperlukan.

Apa Fungsi EUDR Information System?

EUDR Information System dibentuk oleh European Commission berdasarkan Article 33 Regulation (EU) 2023/1115. Regulasi tersebut menetapkan bahwa sistem harus memuat DDS dan menyediakan sejumlah fungsi untuk pelaku usaha, otoritas yang berwenang, serta otoritas kepabeanan.

Secara sederhana, sistem ini memiliki beberapa fungsi utama:

Registrasi pelaku usaha

Pelaku usaha dan trader dapat didaftarkan dalam sistem, termasuk perwakilan yang diberi kewenangan apabila relevan.

Untuk operator yang menempatkan produk terkait ke dalam prosedur kepabeanan release for free circulation atau ekspor, profil juga berkaitan dengan nomor EORI (Economic Operators Registration and Identification).

Pengajuan dan pengelolaan DDS

Operator mengajukan DDS melalui sistem setelah melakukan due diligence. DDS harus diajukan sebelum produk ditempatkan di pasar Uni Eropa atau diekspor.

Sistem kemudian memberikan nomor referensi untuk setiap DDS yang diajukan.

Mendukung pemeriksaan dan risk profiling

EUDR Information System juga mencatat hasil pemeriksaan dan menyediakan informasi untuk mendukung risk profiling. Dengan demikian, sistem tidak hanya menyimpan deklarasi, tetapi juga menjadi bagian dari infrastruktur pengawasan kepatuhan.

Data Apa yang Dimasukkan ke Sistem?

Sistem EUDR tidak hanya meminta nama produk dan jumlah barang. DDS memuat sejumlah informasi yang menghubungkan produk dengan asal produksinya.

Menurut Annex II EUDR, informasi tersebut antara lain mencakup identitas operator, kode Harmonised System (HS), deskripsi dan kuantitas produk, negara produksi, serta geolokasi seluruh plot tempat komoditas diproduksi.

Untuk produk yang mengandung atau dibuat menggunakan komoditas dari beberapa plot, geolokasi seluruh plot tersebut harus dicantumkan.

Geolokasi menjadi bagian penting

Geolokasi bukan informasi tambahan yang berdiri di luar DDS. Ia merupakan bagian dari informasi yang harus tersedia dalam deklarasi.

Inilah sebabnya sistem EUDR harus mampu menangani data lokasi produksi dalam jumlah yang mungkin cukup besar. Satu produk dapat berkaitan dengan beberapa plot, dan seluruh plot yang relevan harus dapat ditelusuri melalui informasi yang disampaikan.

Untuk produk yang berkaitan dengan cattle, ketentuan geolokasi memiliki karakteristik tersendiri karena informasi tersebut merujuk pada seluruh lokasi tempat cattle dipelihara sebagaimana ditentukan dalam EUDR.

Bagaimana DDS Diajukan?

Alurnya tidak dimulai dari sistem.

Sebelum membuka formulir DDS, operator harus terlebih dahulu melakukan due diligence sesuai Article 8. Proses tersebut mencakup pengumpulan informasi, penilaian risiko, dan apabila diperlukan, mitigasi risiko. Setelah operator menyimpulkan bahwa tidak ada atau hanya terdapat risiko yang dapat diabaikan (negligible risk), DDS dapat diajukan.

Secara sederhana, alurnya dapat digambarkan sebagai berikut:

Informasi dikumpulkan → risiko dinilai → risiko dimitigasi bila diperlukan → DDS diajukan → nomor referensi diterbitkan → produk dapat melanjutkan proses sesuai ketentuan EUDR.

Dengan demikian, EUDR Information System bukan alat yang melakukan due diligence menggantikan operator. Sistem menjadi tempat deklarasi tersebut disampaikan dan dikelola.

Apa Itu Nomor Referensi DDS?

Setelah DDS diproses dalam sistem, Due Diligence Statement memperoleh reference number.

Nomor ini berfungsi sebagai identitas bagi DDS yang telah diajukan. Regulation (EU) 2024/3084 menetapkan bahwa sistem memberikan nomor referensi setelah proses risk profiling selesai, bersama dengan verification number yang berkaitan dengan DDS tersebut.

Nomor referensi ini kemudian dapat digunakan dalam hubungan dengan produk yang telah tercakup oleh DDS tersebut.

Hal ini menjadi penting ketika informasi bergerak ke tahap berikutnya dalam rantai pasok. EUDR memungkinkan pelaku usaha tertentu merujuk pada DDS yang sudah ada, sehingga nomor referensi menjadi penghubung antara deklarasi yang satu dengan deklarasi berikutnya.

Nomor referensi bukan sertifikat

Ada satu perbedaan penting yang perlu diperjelas.

Nomor referensi DDS bukan sertifikat yang menyatakan bahwa suatu komoditas telah “disertifikasi EUDR”. Nomor tersebut merupakan identitas dari deklarasi yang telah disampaikan melalui sistem EUDR.

Tanggung jawab atas deklarasi tetap berada pada pelaku usaha yang mengajukannya. EUDR secara eksplisit menyatakan bahwa dengan membuat DDS tersedia bagi otoritas, operator mengambil tanggung jawab atas kepatuhan produk terhadap Article 3.

Bagaimana Nomor Referensi Berhubungan dengan Bea Cukai?

Hubungan antara sistem dan kepabeanan merupakan salah satu fungsi penting EUDR.

Untuk produk yang masuk ke pasar Uni Eropa, nomor referensi DDS harus tersedia bagi otoritas kepabeanan. European Commission menjelaskan bahwa pihak yang mengajukan deklarasi kepabeanan perlu mencantumkan nomor referensi DDS atau declaration identifier yang relevan. Karena itu, DDS dan nomor referensinya harus sudah tersedia sebelum deklarasi kepabeanan diajukan untuk produk tersebut.

EUDR Information System juga dirancang untuk terhubung dengan sistem kepabeanan melalui European Union Single Window Environment for Customs.

Hubungan tersebut memungkinkan informasi mengenai status DDS digunakan dalam proses pemeriksaan.

Bagaimana Otoritas Menggunakan Data?

Data dalam sistem EUDR tidak hanya digunakan oleh perusahaan yang mengajukan DDS.

Competent authorities dapat mengakses DDS untuk melaksanakan tugas pemeriksaan dan penegakan EUDR. Sistem juga mencatat hasil pemeriksaan dan menyediakan informasi untuk membantu menentukan produk atau pelaku usaha yang perlu diperiksa.

EUDR bahkan menetapkan bahwa sistem harus mendukung risk profiling terhadap operator, trader, komoditas, dan produk terkait. Dengan kata lain, data yang masuk ke sistem dapat menjadi bagian dari proses menentukan prioritas pemeriksaan.

Untuk produk yang masuk atau keluar dari pasar Uni Eropa, hubungan dengan customs juga penting. EUDR menetapkan pembagian peran: competent authorities melakukan pemeriksaan kepatuhan berdasarkan antara lain DDS, sedangkan customs memastikan referensi DDS tersedia dan menjalankan tindakan yang menjadi kewenangannya sesuai mekanisme yang berlaku.

Data EUDR Tidak Berhenti pada Satu Perusahaan

Salah satu fungsi penting sistem adalah memungkinkan DDS yang sudah ada dirujuk dalam transaksi berikutnya.

Misalnya, suatu produk telah memiliki DDS dari operator sebelumnya. Dalam kondisi yang ditentukan EUDR, operator atau pelaku usaha berikutnya dapat merujuk pada DDS tersebut menggunakan nomor referensinya. Regulation (EU) 2024/3084 juga mengatur pengelolaan dan validasi nomor referensi dalam sistem.

Artinya, nomor referensi bukan sekadar nomor arsip internal. Ia menjadi salah satu penghubung digital antara deklarasi dan rantai pasok.

Namun, keberadaan nomor referensi tidak dengan sendirinya menghapus seluruh tanggung jawab pelaku usaha berikutnya. Kewajiban yang berlaku tetap bergantung pada posisi pelaku usaha dan ketentuan EUDR yang relevan.

Dari Geolokasi hingga Pemeriksaan

Jika seluruh proses diringkas, sistem EUDR dapat dipahami sebagai titik temu antara data produksi, deklarasi kepatuhan, dan pengawasan.

Alurnya kurang lebih seperti ini:

Plot produksi → geolokasi → informasi produk → due diligence → DDS → risk profiling → nomor referensi → rantai pasok dan/atau kepabeanan → pemeriksaan otoritas.

Yang penting, sistem tersebut tidak mengubah geolokasi menjadi sekadar data administratif. Geolokasi tetap berfungsi menghubungkan produk dengan tempat komoditas diproduksi.

Demikian pula, nomor referensi DDS tidak mengubah deklarasi menjadi sertifikat. Ia berfungsi sebagai identitas digital yang memungkinkan deklarasi tersebut dirujuk, diverifikasi, dan digunakan dalam mekanisme pengawasan.

Penutup

EUDR Information System merupakan bagian penting dari cara EUDR diterapkan secara digital. Di dalamnya, pelaku usaha mendaftarkan diri, mengajukan DDS, memasukkan informasi produk dan geolokasi, serta menerima nomor referensi untuk deklarasi yang telah diproses.

Di sisi lain, competent authorities dan customs dapat menggunakan informasi tersebut untuk menjalankan fungsi pemeriksaan dan pengawasan.

Karena itu, memahami sistem EUDR berarti memahami lebih dari sekadar cara mengisi formulir. Sistem tersebut menghubungkan data asal komoditas dengan deklarasi pelaku usaha, nomor referensi, rantai pasok, dan proses pemeriksaan.

Pada akhirnya, sebuah angka referensi di dalam sistem bukanlah tujuan akhir. Nilainya terletak pada informasi yang berada di belakangnya: produk apa yang dideklarasikan, dari mana komoditasnya berasal, bagaimana due diligence dilakukan, dan bagaimana informasi tersebut dapat diperiksa kembali ketika diperlukan.

Sumber

• Regulation (EU) 2023/1115, terutama Articles 4, 8, 9, 16, 17, 26, 28, 33 dan Annex II, EUR-Lex.
• Commission Implementing Regulation (EU) 2024/3084 tentang fungsi EUDR Information System.
• European Commission, Understand Due Diligence.
• European Commission, pembaruan Information System dan implementasi EUDR, 13 Juli 2026.